¿Por qué tus equipos deberían ser multifuncionales?

Tras asistir a un taller de Scrum y salir con mil ideas hirviendo en mi cabeza, intenté darle vueltas a cómo mejorar las cosas dentro de mi equipo. Tras oír hablar de los equipos multifuncionales, le fui dando forma a la idea de ver cómo encajar todo lo aprendido dentro de las necesidades en un equipo de mantenimiento.

En un equipo de desarrollo multifuncional se dispara la velocidad y la productividad ya que, al no depender tanto de otras personas para realizar el trabajo, pedir información, recursos o peticiones a distintos responsables, se ahorra mucho tiempo en el proceso.

Veamos qué ventajas tiene ser un equipo multifuncional respecto a uno que no lo es.

¿Qué es un equipo multifuncional?

Es un equipo compuesto por personas con diferentes competencias necesarias para completar el trabajo.

Un equipo multifuncional es aquel que:

• En su conjunto es autosuficiente.
• Tiene el conocimiento y habilidades necesarias para construir la parte del producto que le corresponde.
• La especialidad de cada miembro puede ser complementada por algún otro miembro del equipo.

¿Todo el mundo dentro del equipo tiene que saber hacer de todo? ¡Por supuesto que no!

El equipo es el que tiene que saber construir el producto y es el responsable del resultado, en ningún caso los individuos.

Riesgos de no ser un equipo multifuncional

Lo normal dentro de un equipo, sea multifuncional o no, es que una tarea concreta la haga quien más conocimiento tiene en esa materia o más cómodo se sienta con ella.

Pero... ¿qué ocurre si alguna persona tiene conocimiento sobre muchas áreas y otras sobre menos? ¿qué ocurre si, de repente, hay una sobrecarga de tareas sobre algo de lo que solo es especialista una persona?

Uno de los riesgos de no ser un equipo multifuncional es encontrarse situaciones que pueden ocasionar que una persona o grupo de personas dentro del equipo estén sobrecargadas y otras todo lo contrario.

Sin embargo, en un equipo Ágil existe la posibilidad de que cualquier persona pueda realizar alguna tarea que no sea de su especialidad para poder colaborar con sus compañeros y repartirse el trabajo.

¿Cómo adaptar esto en un equipo de mantenimiento?

Dentro de las peculiaridades de un cliente con el que trabajamos, y teniendo en cuenta que en nuestro equipo de mantenimiento existen bastantes aplicaciones sobre las cuales tenemos que atender incidencias, llega un momento en el que es imposible que todos los miembros del equipo sean especialistas en todas esas aplicaciones.

Por este motivo, se me ocurrió adaptar la multifuncionalidad del equipo al conocimiento de ciertas aplicaciones, y qué mejor método para ello que un juego. Pensé que sería más atractivo para el equipo enfocarlo de esta manera.

Para ello, utilicé la siguiente técnica adaptada de Crisp.

Super Hero Game

Comenzamos eligiendo nuestro avatar de entre los siguientes súper héroes:

Seguimos puntuando dentro de una tabla el grado de habilidad de cada súper héroe respecto a cada competencia, en nuestro caso concreto con cada aplicación:

Y con esta información cada persona puede rellenar el siguiente cuadro:

Reglas del juego

• Los círculos se consiguen una vez tienes instalada y levantada la aplicación y has tocado algo puntual en ella. Aún necesitas preguntar y realizar más tareas para conseguir la estrella…
• Las estrellas se van consiguiendo con la realización de tareas que te aporten bastante conocimiento sobre esa aplicación concreta, con lo que serías capaz de una manera casi independiente de resolver cualquier cosa que surgiera.
• Se puede dar el caso de que se pierdan estrellas, si pasa mucho tiempo sin haber tocado una aplicación y la persona/equipo considera que la estrella se tiene que convertir en círculo.

Por último, y para hacerlo un poco más divertido, he realizado unas chapitas con nuestra máquina y cuando cada “superhéroe” consiga tres estrellas conseguirá su insignia.

Conclusiones

Al finalizar cada sprint, revisamos el cuadro y cada persona se pone objetivos personales para intentar conseguir estrellas en otras aplicaciones. De esta manera se obligan a no coger las tareas relacionadas con lo que ya saben y van ampliando conocimiento.

Nuestro objetivo es conseguir que en las aplicaciones más importantes haya al menos 3 estrellas para que, si surgen incidencias urgentes y hay alguien de vacaciones, enfermo, etc... siempre haya alguien del equipo disponible.

Tras 3 sprints hemos podido ver que han aumentado el número de estrellas y círculos, y que cada persona es más consciente de que tiene que ir aprendiendo otras cosas para ser más versátil individualmente y, por tanto, más ágiles como equipo. Ahora, con un conocimiento más repartido, el equipo se siente más capaz, teniendo mejores condiciones para prestar un mejor servicio.

¿Qué opináis? ¿Os animáis? ¿Nos hacemos multifuncionales?