¿Tu oficina se parece más a una biblioteca o a un bar?

La gestión del tiempo es una especie de superpoder que tienen algunas personas, y que les permite emplear sus horas de forma más eficiente, lo que les permite que su trabajo tenga una mayor calidad y luzca mucho más, y además con menos estrés.

Es un superpoder especial, porque no es que nazcas con él como Superman, sino que cualquiera puede adquirirlo con un poco de aprendizaje y práctica. Así que si estás leyendo esto, deberías ponerte cuanto antes, porque cuando el superpoder empieza a aparecer te da una ventaja increíble en tu trabajo y en tu vida, y su efecto te durará para siempre.

En el ámbito laboral, de nada te sirve tener ese superpoder si tus compañeros no lo tienen, ya que aunque te puedes hacer cosas increíbles, este superpoder no sustituye la fuerza de un equipo trabajando junto.

Para hacer cosas realmente grandes tenemos que trabajar en equipo y eso implica que no solo tenemos que preocuparnos de nuestra productividad, sino de crear un entorno productivo para el equipo.

Es decir, que no solo tenemos que emplear bien nuestro tiempo, sino que tenemos que preocuparnos de no hacer perder el tiempo a los demás.

Debemos asumir que necesitamos cosas de otras personas para realizar nuestro trabajo, necesitamos interactuar y colaborar, pero a la vez tenemos que asumir algo muy importante: los demás también deben cumplir sus objetivos y seguramente sus tareas sean tan importantes como las nuestras. Con lo cual, no tienes derecho a interrumpirles si no es por algo justificado.

Si la gestión del tiempo es un superpoder, podríamos decir que el villano de la película serían las interrupciones. Aunque más que villano, diría que es como una especie de virus. Un virus contagioso que se extiende rápidamente en las oficinas abiertas y sin despachos.

Realmente el hecho de tener oficinas más abiertas ha supuesto un avance en las empresas a todos los niveles, pero este tipo de oficinas no son perfectas, tienen el fallo de que son demasiado tendenciosas a las interrupciones.

Exagerando un poco, podríamos decir que tendrían que tener un ambiente parecido a una biblioteca y en muchos casos el ambiente es más parecido a un bar.

En este entorno tan complejo de “colaborar pero sin interrumpir”, es fundamental que antes de cada acto de comunicación, nos paremos un segundo para elegir el canal de comunicación más adecuado. Para eso debemos tener en cuenta:

1. Cantidad y complejidad de la información. Si es algo que requiere una explicación para evitar malentendidos, si requiere contexto previo o documentos de apoyo o si es un mensaje corto que no requiere contexto.
2. Urgencia de la respuesta. Si necesitamos que la persona conteste inmediatamente porque es un tema urgente o si la respuesta puede esperar.
3. Interrupciones generadas. Hay canales de comunicación síncrona, que paran lo que la otra persona esté haciendo, mientras que otros canales permiten a la otra persona contestar cuando esté libre.

Valorando estas 3 cosas veamos ahora qué canal aplica mejor en cada caso y algunos trucos para gestionar tu nuevo superpoder.

Email

Un mal endémico en estos tiempos es considerar que el email es un trabajo. Nos pasamos muchas horas al día con el email, pero no debemos pasar por alto que no es más que una herramienta de comunicación, no un trabajo en sí mismo. Es un medio, no un fin.

Es recomendable no tenerlo siempre abierto para evitar distracciones, eliminar también las notificaciones y chequearlo a horas determinadas. Debemos tomarlo como un canal asíncrono, es decir, si mandas un correo no debes esperar una respuesta inmediata. Permite enviar documentos, diagramas y permite también hacer una comunicación de uno a muchos.

Al ser un canal escrito es propenso a malentendidos, por eso debemos evitar enviar cosas sin el debido contexto y evitar también utilizar este canal para discusiones. A veces una conversación de 20 minutos arregla lo que una cadena de 10 emails de los largos no ha podido.

Para minimizar el número de emails es interesante usar respuestas cortas y directas y evitar preguntas abiertas. En lugar de preguntar, ¿te parece que tengamos una reunión la semana que viene? Utilizar mejor: ¿te parece que nos juntemos el lunes o el martes de 16h a 17h?

En ambientes más tradicionales se suele utilizar para “dejar constancia” de comunicaciones de cara a depurar responsabilidades en el futuro. Se usa también como herramienta de trabajo colaborativo e incluso como repositorio de documentos. Es importante evitar estos usos indebidos para minimizar el número de emails.

Teléfono

El teléfono es un canal de comunicación por voz y síncrono. Es adecuado para cosas realmente urgentes, ya que normalmente implica una interrupción en el otro lado.

Es recomendable ponerlo en silencio en reuniones y momentos de concentración para no tener distracciones.

Es un canal que permite dar contexto y conversar, por lo que es muy adecuado para solucionar cosas de manera rápida cuando estás en remoto y para evitar malentendidos.

Muy útil también para aprovechar el tiempo en ciertos contextos como el coche (siempre con manos libres) o en transporte público (sin dar voces).

Chat

Es perfecto para la comunicación asíncrona y rápida, y una buena herramienta de trabajo en equipo cuando el contenido son mensajes rápidos.

Hay que aceptar que es algo asíncrono, es decir, hay que asumir que la otra persona te contestará cuando pueda.

En este sentido pienso que quizá deberíamos utilizar más los estados, ya que normalmente todo el mundo está “disponible” en el chat corporativo cuando realmente está ocupado.

Es una herramienta que permite comunicarte con gente que está metida en una reunión, lo cual, lejos de ser positivo provoca que las personas de la reunión no estén centradas.

Reuniones

La gestión de las reuniones es otro de los principales problemas de las empresas actuales, donde hemos llegado a un punto en el que todas las tareas giran en torno al calendario y donde cualquiera tiene la posibilidad de adueñarse de un hueco en el calendario de otra persona.

El trabajo real en muchas oficinas se saca adelante en los pocos huecos dispersos que quedan entre jornadas llenas de reuniones. O bien por la noche en casa, que es aún peor.

Las reuniones parten el día en dos: antes de la reunión y después de la reunión**.**

Es el canal perfecto para tener discusiones constructivas. Pero antes de utilizar este canal hay que hacer algunas reflexiones:

• Las reuniones deben tener un objetivo concreto. ¿Qué deberíamos conseguir al final de la reunión? Las sorpresas molan, pero la mayoría de las veces son innecesarias, así que yo os propongo no ir a ninguna reunión que no tenga este punto cubierto de antemano.
• No convocar a gente “por cortesía**”**. Cuanta más gente hay en una reunión es más complicado que sea productiva, y desde ese punto de vista hay que elegir participantes que realmente puedan aportar. Hay que evitar las reuniones con gente que está con el portátil o con el móvil. Y hay que evitar que hablen siempre los mismos, porque los que más hablan no suelen ser los que más tienen que aportar.
• Debemos elegir bien la hora. Hay que tener en cuenta el horario de las personas, u otros factores como que después de comer la gente está menos activa que a primera hora de la mañana para una dinámica.
• Hay que respetar el horario. Deberíamos crear una convocatoria con una hora de inicio y una hora de fin definidas. Esas reuniones por la tarde sin hora de salida, que no sabes si llegarás o no a cenar, son cosa del pasado
• Se deben preparar con antelación. Si se convoca una reunión para revisar un documento, este se debe enviar con antelación, para que todo el mundo pueda leerlo antes de entrar en la reunión. En una reunión, una persona que no tenga el mismo nivel de información que los demás hace perder el tiempo a todo el mundo.
• No deben ocupar todo tu calendario, es importante que te reserves todos los días unas horas de trabajo ininterrumpido, o incluso proponerte a nivel personal iniciativas como el no-meetings day. O, por que no, podrías proponerlo para implantarlo en tu empresa a nivel global.
• Reuniones remotas. Muchas de las reuniones que tenemos no requiere que sean presenciales y se podrían tener por audioconferencia o videoconferencia para evitar los desplazamientos. Con lo que ganamos tiempo y evitamos el impacto ambiental.
• Lo más importante, tienen que quedar claros los acuerdos y conclusiones al final de la reunión. Son muy comunes las reuniones en las que se toman decisiones que no se convierten en acciones y quedan en el olvido. Por eso, debemos salir sabiendo qué, quién, cuándo y cómo de cada uno de los puntos tratados.

Conclusiones

¿Te imaginas trabajar en un entorno donde todos practiquen estos conceptos de productividad en oficina? A veces contestamos algunas cosas que nos vienen por el canal equivocado. A veces lo hacemos por educación, u otras porque aceptamos que simplemente el jefe tiene poco tiempo y elige el canal que le da la gana, que para eso es el jefe.

Pero otras veces, es mejor saber decir NO. Es necesario para conseguir que tu entorno valore tu tiempo y se empiece a preocupar también de elegir el momento y el canal adecuado.

¿Te acuerdas de la última vez que trabajaste medio día seguido centrado en algo? Si hace mucho tiempo de esto, es que tienes un gran problema y el primer paso es asumirlo.

No podemos aceptar las interrupciones como algo normal, porque una hora de trabajo de calidad son 60 minutos seguidos, no 4 bloques de 15 minutos distribuidos a los largo del día. El coste que tiene para el cerebro humano el cambio de contexto es enorme, por eso una hora de trabajo de calidad es como 10 veces más productiva que si la partimos en 4.

Para adquirir este superpoder de la gestión del tiempo, puedes empezar por este seminario de gestión de tiempo y productividad personal, un método como GTD, o el blog de Thinkwasabi.