Tu entorno de trabajo también te hace eficiente.

Desde que comencé en el mundo laboral, algo que me ha llamado siempre la atención son los espacios de trabajo, especialmente los destinados a trabajos colaborativos. Creo que no le damos la suficiente importancia y son un claro catalizador del cambio.

Hoy día, estamos desterrando poco a poco modelos de oficina como “Action Office” y “Open plan”, que se impusieron en el siglo XX y principios del XXI.

En la actualidad, las empresas que necesitan “equipos trabajando en común” optan por una combinación entre el espacio abierto y el respeto a cierto espacio personalizable para los equipos. Y para ello, utilizan varias técnicas. Veamos alguna de ellas.

Una de las opciones más comunes es emplear separadores que mejoran la acústica absorbiendo el ruido. Otra es separar el espacio de una manera amigable con vidrios con vinilos decorativos.

Ambas técnicas comparten algunas características comunes: son ligeros (no encierran a los equipos creando pequeños despachos para un departamento), apenas se pierde luz (que es una característica fundamental para un buen clima de trabajo) y hacen muy versátil la distribución de sitios. De esta manera, aprovechamos las ventajas de ambos conceptos (abierto y cerrado).

Creamos así un espacio común para grupos de 6 a 12 personas que trabajan juntos y podemos ganar bastante en cuanto a concentración, calidad y eficiencia.

Ahora bien, ¿qué buscamos para tener un entorno agradable y altamente productivo? Ante esta pregunta, yo aconsejo a las empresas con las que trabajamos en procesos de transformación digital: “Trabajar de una manera diferente requiere de unos espacios diferentes”.

¿Qué debemos buscar en estos nuevos espacios?

• Luz: a todos los niveles, a ser posible que sea natural que debe ser complementada con el mobiliario y paredes.
• Un espacio personalizable para el trabajo del equipo. Si tú quieres que un conjunto de personas trabaje de verdad “en equipo”, necesitas sentarles juntos, facilitar que hablen entre ellos y personalizar su espacio, para hacer de su lugar asignado, su asentamiento tribal.
• Para fomentar el trabajo creativo y de esfuerzo mental que nos demandan hoy día la mayor parte de las profesiones (porque los trabajos mecánicos, cada vez más, son realizados por máquinas), son necesarias p****aredes donde pintar, compartir, colaborar...

Yo recomiendo que los equipos deben tener al menos tres espacios: un espacio para el equipo (con sus reglas, recordatorios, peculiaridades), otro para visualizar el trabajo realizado o a realizar, y otro para colaborar en reuniones improvisadas con facilidad gráfica.

• Salas de reuniones que faciliten la colaboración. Las salas de reunión de las oficinas necesitan ser espaciosas. ¿Por qué? Porque existirá una pizarra o un muro para escribir, dibujar o lo que sea, que será un elemento imprescindible. Además, una alternativa para que funcionen mejor las dinámicas de equipo es sustituir las sillas por taburetes altos.

Las salas serán un lugar más para la colaboración y las personas necesitan moverse con facilidad, ya que las reuniones de “todos sentados con el portatil, donde uno habla y el resto escucha (o se aburre)” están condenadas a muerte.

• Por supuesto, buena conexión a Internet y un teléfono a mano son un must hoy en día para estas salas. Una comunicación fluida no sólo con los presentes en la sala, en los tiempos donde prolifera el teletrabajo y la globalidad, se hace imprescindible.

• Una disposición adecuada de los elementos facilita y ayuda a transmitir los valores de la compañía con pequeños gestos. Por ejemplo, la colocación y tipo de mesas. Daremos preferencia a mesas circulares o cuadradas con espacio para moverse, no rectangular u ovalada, ya que estas últimas suelen reflejar en algunas empresas, jerarquías no explícitas o dirección de la reunión de los extremos sobre el resto.

• Debes crear espacios para tareas específicas: llamadas de teléfono (muy molestas de hacerse en el sitio), reuniones improvisadas sin reserva previa (incluso de pie o en mesas altas), espacios de trabajo de alta concentración para esas personas constantemente interrumpidas, o de ocio y descanso del trabajador… O lugares para nuevas maneras de trabajar con técnicas de ideación, inspiración o prototipado rápido…

Estos espacios de trabajo y una metodología adecuada deberían suponer, además, un ahorro de tiempo repercutiendo en la eliminación de un alto número de reuniones.

• Otra tendencia es la no asignación de puestos de trabajo: el primero que llega se sienta donde esté libre. Esto supone que algunos lleguen a la oficina y pasen un tiempo buscando sitio para no alejarse de la gente con la que habitualmente trabaja. Si esto ocurre, deja de tener sentido esta medida. Además, dificulta la personalización del espacio de trabajo y por lo tanto que estemos menos a gusto.
• El espacio donde se ubica nuestra oficina también es importante. Una tendencia al alza es mezclar lugares de trabajo con otros usos como comercios, gimnasios o incluso guarderías. Esto busca facilitar la vida del trabajador y, combinado con horarios flexibles, ayudan en la conciliación laboral.

Además, en grandes compañías, se está optando de nuevo por la vuelta al centro de las ciudades, a las ubicaciones urbanas y bien comunicadas. Es otra manera de intentar acomodar a los trabajadores, si bien, nunca llueve a gusto de todos, claro está.

En este aspecto, tengo que decir que en Paradigma hemos tomado buena nota. Cuando entras en el edificio notas que algo es diferente. No sólo cumple todos los requisitos anteriores, sino que además, posee un color y una alegría de la que te impregnas nada más llegar.

En definitiva, la discusión espacios abiertos VS espacios cerrados es parte del pasado. El auténtico reto actual es dar espacios acordes para las particularidades de los diferentes tipos de trabajo que hacemos.

Para cada necesidad que surja, es posible que tengamos que especializar un espacio. Y esto no tiene porque ser un coste, sino una inversión, pues incrementará la eficiencia como equipo y la calidad del producto que hacemos.

Eso hace al trabajador feliz en su puesto, y eso es un punto muy importante porque los trabajadores felices seguro que hacen un trabajo de mayor calidad. Y el mayor activo para tu compañía son tus propios trabajadores.