Transparencia: cómo migrar de proveedor a partner.

¿Te has preguntado alguna vez por qué el equipo o personas a las que has contratado únicamente “acatan órdenes” o esperan a que se resuelvan los problemas en vez de ayudarte a plantear retos, hacer descubrimientos, aportar soluciones o a empujar ante imprevistos? O, al contrario, ¿te has preguntado alguna vez por qué el cliente no te escucha, no te informa o te tiene aislado? Pues bien, la respuesta es que has contratado o te han contratado como proveedor y no como partner, es decir, estás pagando o cobrando por el trabajo/servicio y no tenéis un acuerdo más allá del comercial (lo siento).

Llegados a este punto, te podría interesar saber cómo cambiar el marco en el que te desenvuelves y migrar a un formato de colaboración y cooperación en el que las partes estén comprometidas y luchen por conseguir objetivos comunes trabajando juntos. O, lo que es lo mismo, que te interese mudar a un modelo de partnership, en lugar de mantener la relación más habitual de cliente-proveedor.

Pero antes de contarte sobre cómo poder migrar de un estado de proveedor a otro de partner, quiero aclarar que el ser proveedor, en ocasiones, es mucho más fácil y rápido, ya que simplemente las exigencias se limitan a cumplir un acuerdo. Así que antes de tomar la decisión de qué tipo de colaboración buscamos, pensemos en qué queremos conseguir y obtener de las personas que vamos a poner a nuestro lado.

¿Qué hace que nos convirtamos en partners?

Existen una serie de factores que pueden ayudarte a dar el salto y establecer una relación en la que ambas partes trabajan juntas, a modo “one team”, para lograr un objetivo común mediante relaciones positivas y productivas:

1. Confianza

Establecer una base de confianza es fundamental para crear una relación de colaboración, es más, te diré que la confianza es una de las primeras disfunciones a revisar si queremos generar relaciones de alto impacto (si no conoces las 5 disfunciones de un equipo más abajo te añado una imagen, pero igualmente te animo y te recomiendo leer el libro escrito por Patrick Lencioni sobre este tema).

2. Comunicación efectiva

Comunicarnos de forma clara y abierta nos ayudará a establecer vínculos y una relación de colaboración más efectiva. Para ello, no dudes en utilizar la escucha activa, hacer preguntas claras y abiertas, ser claro y conciso y, sobre todo, no descuidar la comunicación no verbal (si utilizas mucho las videollamadas, no tengas miedo en utilizar la cámara, hablando se entiende la gente, pero si nos podemos ver, mucho mejor).

3. Alineación de objetivos y compromiso (OKR)

Estar comprometido a los mismos objetivos nos permitirá trabajar de manera más eficiente. Esto es algo fundamental para convertirse en un partner (si no sabes lo que son los OKR, te animo a leer este post).

4. Colaboración y apoyo mutuo

Demostrar que estás dispuesto a ayudar seguro permite que la otra parte quiera generar una relación de colaboración. Existen multitud de herramientas o técnicas que pueden ayudar a los equipos a mejorar estos puntos. Entre ellas están los icebreakers, brainstorming, comunicación abierta, herramientas de colaboración en línea, retrospectivas de equipo y coaching… empleando estas técnicas, los equipos pueden trabajar juntos de manera más efectiva y lograr sus objetivos comunes.

5. Corresponsabilidad y coliderazgo

Distribuirse equitativamente las responsabilidades y/o tomar decisiones de forma conjunta mejora la confianza y la comunicación. Esto significa que si damos oportunidad a debatir ideas de forma conjunta, resolver problemas, repartimos cargas y trabajamos juntos para lograr objetivos comunes, ayudaremos a crear una relación más sólida y efectiva.

6. Transparencia (mucha, mucha)

Creo personalmente que es el factor principal que va ligado a todos los puntos anteriormente citados, ya que si promueves la transparencia podrás fomentar la confianza, colaboración y éxito en general del trabajo.

¿Cómo podemos mejorar la transparencia?

Existen muchísimos ejercicios que pueden ayudar a mejorar la transparencia en el equipo o grupo de trabajo y crear así un ambiente de apertura y honestidad (ser transparente no es solo compartir información).

1. Trabaja la gestión de expectativas definiendo claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Un buen momento para ello sería al arranque de cualquier proyecto, pero sin olvidar en revisarlo cada cierto tiempo, ya que estas responsabilidades pueden ir variando al igual que lo hace el contexto y el entorno del proyecto.

2. Comparte información relevante que pueda ayudar a tomar decisiones.
Utilizar métricas que ayuden a tomar decisiones y compartir la información abiertamente es un buen mecanismo para provocar que las personas quieran formar parte y se sientan en un entorno de confianza para proponer y ser partícipes (si quieres más información sobre métricas te invito a escuchar estos 2 podcasts, sobre métricas y métricas de Polaris).

3. Promueve la colaboración en equipo para evitar competencias y silos. Tener objetivos compartidos es esencial para el éxito de cualquier equipo, ya que ayuda a poner foco y claridad en la dirección, fomenta la colaboración y motivación y está más que demostrado que provoca una mayor efectividad al estar todos enfocados en las mismas metas. Es muy útil disponer de algún modo, un tablero físico, un dashboard o sesión de seguimiento, en el que recordemos estos y analicemos si siguen teniendo sentido(recuerda que estamos en un entorno cambiante)._

4. Sé honesto ante los errores y no tengas miedo a compartirlos. Esto generará un ambiente de confianza, apertura y colaboración en el que los esfuerzos van destinados al cumplimiento de objetivos de forma conjunta. Es fundamental instaurar el mindset de aprendizaje en lugar de una cultura basada en el miedo, ya que permitirá compartir lecciones aprendidas, generando un histórico de experiencias y conocimientos ante la resolución para evitar volver a caer en los mismos errores. Además, nos ayudará a seguir trabajando la confianza y gestión de conflictos.

5. Transparenta la toma de decisiones para hacerla accesible a capas de no gestión y permitirles conocer y entender el porqué de las decisiones que seguramente les acaben impactando. Esto ayuda mucho a crear un ambiente de transparencia y confianza.

6. Fomenta la comunicación abierta y sincera para que todo el mundo se sienta cómodo hablando de problemas y miedos, es decir, genera confianza para generar un ambiente productivo y saludable. Para ello, son muy buenas prácticas el cumplir con lo prometido, mostrar empatía, compartir responsabilidades, fomentar la colaboración y ser, siempre, muy respetuoso, es más, ligado al respeto está el decir y saber decir “no”. Si se hace de manera consistente y sin explicación genera falta de confianza y transparencia, ya que las personas no entienden el porqué del rechazo y puede generar que se sientan menos valoradas, por lo que es muy importante explicar las razones y tener una comunicación abierta para que todos se sientan involucrados y respetados.

Todo ello al fin y al cabo nos permite tomar decisiones informadas y prevenir malentendidos y conflictos innecesarios, puntos clave a evitar dentro de una relación de camaradería (partnership) y que permiten trabajar juntos de manera efectiva (no somos robots, ni queremos).

Espero te haya servido para comenzar a cambiar ciertos aspectos que hagan que tus relaciones con proveedor o cliente evolucionen hacia un modelo de colaboración. Para más información relativa a transparencia, pero con una mira más aterrizada a dinámicas directas con equipo, te invito a leer el siguiente post sobre La habitación Scrum: cómo mejorar la transparencia en tu equipo.

¡Hasta la próxima!