Teletrabajo vs Oficina, ¿por qué elegir?

En marzo de 2020 una gran parte de la fuerza laboral se vio obligada a teletrabajar en el confinamiento. Pasadas las primeras semanas, donde unas empresas sufrieron más que otras para seguir con su actividad habitual, se podía leer habitualmente la frase “el teletrabajo ha llegado para quedarse”. Hoy, cuando ya han pasado más de 2 años, la mayoría de grandes empresas exigen a sus empleados diferentes grados de presencialidad en la oficina.

Hoy día el 83% de los trabajadores prefieren alguna modalidad de teletrabajo, pero solo el 13% aproximadamente lo tiene de una manera habitual u ocasional. Desde Paradigma apostamos por un modelo híbrido flexible en donde, siempre bajo el paraguas de la libertad y la responsabilidad, el empleado decide cuál es el lugar más adecuado y productivo para su trabajo, para su equipo y para su cliente.

En este post explicaremos momentos en los que acudir a la oficina y otros donde nos parece más adecuado trabajar desde nuestra casa, o incluso cualquier otro espacio de trabajo habilitado adecuadamente para el trabajo en remoto; es lo que internamente hemos denominado Paradigma Everywhere.

Momentos en los que acudir a la oficina

Ir a la oficina para teletrabajar es una pérdida de tiempo.

Hoy en día las oficinas deben facilitar la interacción entre los miembros del equipo y servir como punto de encuentro donde se eficiente la comunicación y la resolución conjunta de problemas. Por esto, consideramos que estos 3 momentos son óptimos para acudir a la oficina junto con tus compañeros.

1 Empiezas en un equipo nuevo o en un nuevo proyecto

Estoy seguro de que algunos de vosotros, en estos últimos 2 años y medio, os habéis incorporado a un nuevo equipo o incluso una nueva empresa de manera remota y habréis echado en falta esos momentos de distensión con tus nuevos compañeros en un café o una comida. Seguro que os habrían ayudado a conectar más rápidamente con el equipo y poder establecer esas relaciones personales tan importantes. Tiene una explicación: el éxito de los equipos de trabajo depende tanto del trabajo en común realizado como de la relación entre las distintas personas del equipo (Tarea + Relación = Éxito como equipo)

En general, los inicios son siempre complicados. Poder conocer de una manera más cercana a la persona (más allá del rol): su parte más humana, sus preferencias, su historia, su situación, etc., sin lugar a dudas, ayuda a que la 'curva de integración' de cada uno con el grupo de trabajo sea más rápida y exitosa. Nuestra experiencia nos dice que hacer la acogida e integración al equipo en presencial es mucho más efectivo.

Además, puede ser un buen momento para dar a conocer las reglas de equipo o revisarlas con el nuevo miembro, ayudar a la persona en su integración, resolver dudas sobre la manera de trabajar, ver los entornos de desarrollo… Todo, de una manera más ágil, ya que la “interrupción” y pregunta al compañero se produce de manera más natural e improvisada, y no tanto desde la formalidad del bloqueo de tiempo y envío de convocatoria de un meet. Vamos, te das la vuelta en la silla y lo veis juntos en un momento.

En definitiva, es conseguir que los miembros del equipo se conozcan personalmente, estén cohesionados y así evitar mayores problemas en el futuro, es algo clave para que un proyecto pueda desarrollarse correctamente. No obstante, con el paso del tiempo podrían surgir otros problemas que necesitarán también tratarse de forma especial, por esto viene el siguiente punto…

2 Una retrospectiva

La retrospectiva es ese momento de pausa para el equipo donde, en un entorno seguro de confianza y respeto mutuo, se trabajan los problemas o conflictos que el equipo quiera o necesite resolver. Y digo “necesite” porque no siempre, y dependiendo de la madurez del equipo, los problemas son tratados de forma abierta. Es labor del agilista identificar los puntos de dolor y poder llevarlos a la retrospectiva para evitar que se enquisten.

Desde mi experiencia, después de varios años trabajando en remoto, he notado que la participación en las retrospectivas es muy diferente en remoto que en presencial. Y no es problema de la herramienta utilizada, ya que aplicaciones como Miro, Reetro o Retrium cumplen con su cometido. El problema, que personalmente veo, es que la retrospectiva funciona mejor cuando nos tratamos en persona, cuando vemos la reacción de nuestras palabras en los compañeros o cuando hacemos dinámicas presenciales para romper el hielo. Cuando el equipo se encuentra reunido físicamente la comunicación es mucho más fluida, apenas hay momentos de silencio y no hay lugar a la interpretación sobre ‘cómo ha sonado una frase concreta.’ Además, siempre hay alguien que trae dulces o el embutido típico de su pueblo para hacer team building a través del estómago y que ayuda a crear momentos distendidos y de unión.

La comunicación no es solo verbal, también nos comunicamos con nuestros gestos y acciones.

He presenciado muchas retrospectivas en las que apenas 2 o 3 miembros del equipo encendían sus cámaras o donde otras personas decían que estaban en la retro y a la vez respondiendo a emails o resolviendo bugs. Cuando no todos los miembros del equipo están con plena atención en la retrospectiva la participación cae en picado, los problemas se pasan por encima o no se tratan y las acciones para la mejora continua del grupo se quedan habitualmente en retoques cosméticos.

Si quieres exprimir al máximo tus retrospectivas te dejamos estos 5 consejos.

3 Momento de creación conjunta o resolución de problemas

¿Os resultan familiares estas frases en reuniones online para un trabajo colaborativo?

• “Puedes abrir tú la ppt que no tengo acceso?”
• “¿Me dejas controlar tu ordenador para continuar yo con eso?”
• “No puedo entrar en Miro. / ¿Cómo se usa?”
• “¿Puedes hacer un poco más de zoom que no lo veo?”
• “Necesitaríamos dos pantallas para poder verlo todo en conjunto.”
• Por no mencionar los habituales problemas de conexión o limitaciones de funcionalidad en las herramientas de videoconferencia…

En definitiva, esto son piedras en el camino que entorpecen nuestro objetivo de trabajar como equipo en un mismo momento, en un único asunto en común 100% enfocados.

Dos de estos momentos dentro de un equipo, son:

• Por ejemplo una sesión de ideación conjunta, donde el grupo de trabajo debe realizar ejercicios de divergencia y convergencia para crear un producto.
• O una solución o resolución de problemas, donde muchas veces estar todos juntos en un mismo espacio, facilita la participación e implicación de las personas, para centrarse en lo realmente importante, resolver el conflicto o idear juntos.

En ambos casos, conviene disponer de un espacio donde los participantes estén a salvo de distracciones “online” y puedan enfocarse al máximo en el objetivo de la sesión. Además, en este tipo de sesiones es muy útil hacer dinámicas donde el grupo se divida y vaya generando ideas libremente en un panel físico o pizarra.

Motivos para trabajar desde tu casa y dos situaciones ideales para hacerlo

El teletrabajo forzado por la pandemia ha venido a demostrar que, cuando estamos orientados a resultados en lugar de cumplir con unas horas fijas en la oficina, los proyectos siguen saliendo adelante y en ciertos casos las personas son más productivas quedándose en casa.

En general, considero que debemos cambiar la mentalidad de cubrir unas horas determinadas (salvo casos especiales como guardias, soporte, etc.) para establecer unos objetivos claros para todo el equipo y para los individuos. Asimismo, es importante lo que podemos denominar el ‘Horario de convivencia’ donde los miembros de un mismo equipo coinciden temporalmente para eficientar las reuniones de equipo, decisiones comunes o resolución de dudas entre miembros del equipo. También tenemos que acostumbrarnos al trabajo en asíncrono facilitado por las herramientas colaborativas o de mensajería que la empresa debe poner a nuestra disposición.

Ahorro, salud y facilidad para conciliar

Es innegable que al poder teletrabajar nos hemos ahorrado mucho tiempo y dinero en desplazamientos diarios a la oficina. Además, también nos ha facilitado enormemente poder atender determinados imprevistos del día a día, como por ejemplo recoger a los niños si se ponen enfermos o recibir paquetes en casa. Esto no quiere decir que, por norma, debamos anteponer nuestra vida personal por encima de nuestra vida profesional dentro del horario de trabajo, simplemente que bajo el prisma de la libertad y responsabilidad individual tenemos mayor facilidad para atender casos como los expuestos anteriormente.

Tampoco debemos olvidar que estas facilidades no solo son de cara al empleado, la empresa también puede ahorrarse costes en oficinas, material, energía, etc. Igualmente, se reducen los accidentes in-itinere o cuando una persona se contagia de COVID u otra enfermedad que exija cierto aislamiento, si se encuentra bien, podrá seguir trabajando normalmente desde su casa sin poner en riesgo al resto de compañeros.

Y ahora sí, dos situaciones en las que es más que recomendable trabajar desde casa:

1 Alta concentración individual

En muchas ocasiones necesitamos de un determinado tiempo de calidad donde podamos concentrarnos a fondo para avanzar en un desarrollo concreto, la resolución de un problema complejo o explotar nuestra creatividad. Cuando nos encontrábamos en la oficina muchas veces las personas que necesitaban de ese tiempo, tenían que ponerse cascos con cancelación de ruido o reservar una sala para estar solos y concentrados. El riesgo que esto tenía es que cualquier compañero podría necesitar algo de ti, tocarte el hombro y romper ese momento productivo que estabas teniendo. Volver a una concentración total nos puede costar más de 20 minutos.

Estando en casa puedes estar libre de ruidos y distracciones de compañeros, pero existen otros muchos focos de distracción online: mensajes de chat, emails, llamadas telefónicas, etc. Es conveniente tener una disciplina personal para no atender inmediatamente todos los mensajes que nos llegan y también establecer reglas dentro del equipo para que cuando un compañero se encuentre en tiempo de concentración evitar interrumpirle a la mínima ocasión. Eso sí, que no se te olvide avisar que vuelves a estar “disponible” para el equipo cuando hayas finalizado tu periodo de concentración.

2 Múltiples reuniones por videoconferencia

Hace unos días me encontraba en las oficinas de un cliente reunido en una sala. Cuando salimos de la reunión me percaté de lo que estaban realizando cada uno de los empleados en su puesto de trabajo: la gran mayoría de ellos se encontraban con cascos y micrófono, conectados a videoconferencias y en la planta se escuchaba un ruido de ambiente similar al que nos podríamos encontrar en un call-center. Además, muchos de ellos estaban asistiendo a las mismas reuniones que compañeros que se encontraban a pocos metros.

No sé si el teletrabajo ha llegado para quedarse, pero desde luego las reuniones online sí que lo han hecho. Desplazarnos desde casa hasta la oficina para sentarnos en nuestro puesto enganchando una videollamada detrás de otra hasta el final de la jornada no parece lo más lógico ni lo más óptimo, es lo que podríamos denominar “hacer remoto en la oficina”. Para estos casos, dentro de las posibilidades de cada uno, en nuestras casas encontraremos lugares más cómodos y silenciosos donde poder atender enfocados a la reunión virtual.

Además, en los últimos tiempos vemos como la deslocalización de los equipos es cada vez más evidente. No solo en diferentes lugares de una misma provincia o país, sino que incluso podemos estar conectados de manera online con compañeros en diferentes países o continentes.

En el caso de que estas reuniones te pillen en la oficina, es recomendable estar en un espacio aislado que evite que se cuele ruido a través de nuestro micrófono y también para no molestar con nuestras intervenciones a otros compañeros que se encuentren en la oficina. Por no mencionar que, por respeto a las otras personas o confidencialidad, estar en un espacio abierto donde todos te pueden escuchar no es la situación ideal para tratar ciertos temas o tener ciertas conversaciones más difíciles.

Modelo Híbrido Flexible

Si has llegado hasta aquí habrás podido deducir que no existe un único lugar donde desempeñar de la manera más productiva nuestro trabajo el 100% del tiempo. Estos motivos que hemos listado pueden darse con facilidad en un mismo equipo o proyecto a lo largo de su vida. Es por ello que vemos necesario hacer un mix con sentido entre ir a la oficina y quedarse en casa. Es lo que tanto hemos oído últimamente, el modelo híbrido y flexible.

Personalmente, creo que este modelo, bien entendido por todos y bien aplicado, es capaz cubrir las necesidades y expectativas de todas las personas y las partes involucradas en un proyecto de desarrollo. Disponemos de la flexibilidad suficiente para cubrir parte de nuestra conciliación familiar, tenemos espacios en la oficina para maximizar la eficiencia de los encuentros de equipo y podemos concentrarnos de manera individual en nuestras casas cuando es necesario.