Tailoring en entornos ágiles, eficiencia con sentido.

Seguro que crees que en tu compañía se hacen las cosas de una manera muy especial y diferente al resto, y que tiene esos procesos, personas y peculiaridades que hacen que realizar un proyecto sea un auténtico desafío… la realidad es que todas las empresas son iguales, igual de particulares, con sus contextos, personas, histórico, procedimientos que dan esa chispa de alegría al hacer un proyecto, vamos ¡que no hay dos proyectos iguales!

Y si todos los proyectos, por parecidos que puedan ser, acaban siendo tan diferentes, ¿por qué aplicar los mismos flujos de trabajo o enfoques a la hora de, por ejemplo, gestionar los riesgos o revisar un incremento?

Cuando recopilamos todas nuestras experiencias en Paradigma para crear nuestro sistema de trabajo, Polaris, nos dimos cuenta de que el tailoring es una parte imprescindible en nuestro planteamiento de proyectos.

Be adaptative, my friend

Un buen maestro me decía una vez que para realizar un proyecto (en mi caso desarrollo de producto) hay que tener ciertas habilidades, como visión global, capacidad de adaptación y sentido del humor (innegable esto último, XD). Y lo cierto es que en mi experiencia personal, esa suma de adaptación y sentido común muchas veces han marcado la diferencia en el éxito del proyecto. Pero, si adaptamos todo, ¿no corremos el riesgo de perder la esencia o las buenas prácticas?

Cuando hablamos de tailoring en un proyecto nos referimos a ajustar el marco de trabajo y los enfoques de gestión de un proyecto al contexto del mismo, siempre y cuando (aquí viene lo importante) se establezcan unos mínimos que garanticen la calidad, buenas prácticas y el alineamiento con nuestros valores y principios. No es adaptar por comodidad, sino por eficiencia y con un propósito. Por ejemplo, en un proyecto con cadencia de iteración de una semana, es posible que no sea necesario (o sí) tener una retrospectiva al final de cada semana, sin por ello perder el espíritu de mejora continua. Posiblemente si el equipo y cliente están muy apurados, agradezcan ese respiro y valoren mucho más ese evento en el momento adecuado.

Para esto es importante tener en cuenta cómo nos adaptamos al entorno del proyecto, tamaño, complejidad, relevancia, capacidad de equipo y riesgos detectados. Cuando decido si uso un framework de partida u otro estoy tomando decisiones sobre el tailoring del proyecto... pero ¿qué ocurre si no termina de adaptarse a lo que necesitamos? En mi experiencia, cuando forzamos un determinado framework de trabajo sin las circunstancias adecuadas, tanto el cliente como el proveedor acaban desgastándose en el proceso, encontrando resistencias y quizás, incluso, no llegando a buen puerto el proyecto. Es como esos juegos de madera para niños pequeños, en los que tenemos un cubo con huecos de formas geométricas y unas piezas sueltas con cuadrados, círculos, triángulos… si tratamos de meter el cuadrado en el hueco del círculo, tanto la caja como la pieza acaban dañados, ¡incluso rotos!

Cuando realizamos el tailoring del proyecto, no queremos ahogar en burocracia y complejidad un proyecto simple y sin riesgos; ni tampoco descuidar la gestión de riesgos en un proyecto crítico para la organización y con un perfil alto de riesgos abiertos. Así, por ejemplo, para un proyecto con baja criticidad y con un perfil bajo de riesgos, una revisión de riesgos y sus acciones al final de cada iteración de tres semanas puede ser suficiente, pero para un proyecto estratégico con gran impacto económico y varios riesgos severos detectados, una revisión tres veces por semana en un comité ad-hoc pueda tener más sentido.

Y con todo esto, ¿qué hacemos en nuestros proyectos?

Podemos decir que el propósito de realizar el tailoring se engloba en estos dos puntos:

• Asegurarse de que la gestión es adecuada al proyecto, alineado con el flujo de trabajo del cliente, procesos de negocio, relaciones con terceros que aportan, etc.
• Velar porque tenemos mecanismos adecuados para dar visibilidad, seguimiento y anticipación sobre el progreso, impedimentos, riesgos y cambios en el proyecto.

Y para cumplir este propósito, ¿cuándo crees que se realiza el tailoring? Sin duda, al inicio del proyecto es un momento ideal para definir el enfoque de riesgos, framework a utilizar, flujo de discovery, acuerdos de equipo, roles y responsabilidades.

¿Y si las variables de proyecto cambian? Quizás sea necesario revisar si las decisiones que se tomaron al inicio siguen siendo las adecuadas en este momento. Es por esto que es necesario revisar periódicamente el tailoring.

¿Sobre qué elementos realizamos tailoring en nuestros proyectos? Por una parte tomaremos decisiones sobre el framework de trabajo, y para ello podríamos formularnos, entre otras, estas preguntas:

• ¿Existe algún framework que encaje en el proyecto o para tomar como punto de partida?
• ¿Cuáles serán nuestras cadencias de iteración?
• ¿Cómo cubriremos las responsabilidades y roles del proyecto?
• ¿Qué flujos de comunicación, gestión de calidad o de descubrimiento de producto tendremos?

Además, tendremos el enfoque de gestión de riesgos, tomando decisiones principalmente sobre cadencias de revisión de los mismos, personas implicadas, flujos de comunicación.

Finalmente, y no por ello menos importante, el proyecto debe adaptarse en el aspecto de organización, partiendo de unos buenos acuerdos de equipo que se adapten a aspectos tan importantes hoy en día como la disponibilidad horaria o geográfica.

Algunas claves basadas en la experiencia

Con todo esto seguro que tienes unas ganas locas de empezar a aplicar tailoring en tus proyectos ;) ;) Pues bien, en mi experiencia personal destacaría estos aprendizajes como consejos al aplicar tailoring:

• Keep it simple. Hagamos lo fácil, fácil. Realizar tailoring debe ayudar, aportar valor, simplificar y ayudar a adaptarnos, mejorar la relación entre cliente y proveedor.
• Mantén los principios y los objetivos mínimos, y mantenlos siempre en mente en la toma de decisiones. Tailoring no significa renunciar a ninguno de los principios ágiles que deben guiarnos en nuestro proyecto.
• Como cualquier acuerdo, mejor si lo explicitamos para facilitar su visibilidad y revisión. Por ejemplo, una persona que se incorpore nueva en el equipo agradecerá al realizar su onboarding conocer las decisiones tomadas.
• Evita el copia y pega, cada decisión debe estar fundamentada y aportar valor en el contexto del proyecto. Conoce el contexto del cliente, histórico, flujos pre-establecidos.
• Ten en cuenta los propios flujos de trabajo de la organización para la que realizamos el proyecto, a veces hay que ceñirse a unos procesos definidos y a veces hay posibilidad de introducir cambios o mejoras.
• Sé paciente y aprende de los errores. Cuanta más experiencia tengas realizando tailoring, mejores decisiones tomaremos y más herramientas de decisión tendremos. Recuerda, “si solo tengo un martillo todos los problemas me parecerán clavos”.

Para despedirme una reflexión, ¿si tan evidente es que cada proyecto es diferente, por qué nos cuesta a veces tanto pararnos a pensar y decidir sobre la mejor manera de enfocarlo?