Saca el máximo partido a tu tablero Kanban con estas 10 prácticas.

¡Oye, tú! Sí, sí, tú. El que está leyendo este artículo. Has estado con tanto trabajo y con tantas reuniones que has descuidado lo que está delante de ti cada día. Sí, lo has adivinado: ¡Tu tablero Kanban!

Lo que te está ocurriendo es algo con lo que me he encontrado en muchos de los proyectos/productos en los que he participado, y quiero compartir contigo 10 prácticas que me han ayudado a mejorar. ¡Espero que te sirvan! Tanto si eres de los que está empezando con este método, como si eres de los que tienen conocimientos, pero no los estás aplicando, te invito a que aprendas o repases algunas prácticas esenciales para sacarle más partido a tu tablero Kanban. ¡Vamos a ello!

1 Limita el trabajo en proceso (WIP Limit)

Empiezo por esta práctica porque la considero una de las más imprescindibles, aunque es en muchos casos poco utilizada, poco comprendida y de gran resistencia a instaurarse y prolongarse en el tiempo.

Si no estás limitando el WIP estás perdiendo sus múltiples beneficios: mejora del flujo de trabajo, fomento de la colaboración, eliminación de cuellos de botella, reducción de desperdicios… Para saber más sobre ello y cómo hacerlo, te recomiendo que leas este artículo sobre la mejora del flujo de trabajo limitando el WIP, que sirve como complemento a las prácticas que expongo en este artículo.

2 Mejora la visualización del trabajo.

Muchos equipos se esfuerzan mucho en el desarrollo de sus tareas y muy poco en mejorar la visualización de lo que realizan. Recordemos que Kanban significa señal y su método nos da las bases para representar de forma visual nuestro trabajo, ser un radiador de información para el equipo y las partes interesadas, facilitando la transparencia, la colaboración y la autoorganización.

¿Qué estamos haciendo actualmente y cuál es su estado? ¿Qué trabajo realizar a continuación? ¿Dónde estamos estancados? ¿Quién podría ayudar con esta tarea? ¿Cuáles son nuestros bloqueos? ¿Generamos muchos bugs? Aunque creas que tu tablero responde a estas preguntas elementales no pares de mejorarlo. Esto te ayudará a aumentar las entregas y su calidad, y a prescindir de reuniones, comunicaciones o intermediarios innecesarios que son, en muchas ocasiones, fuentes de mero reporte y desperdicio.

Recuerda que a un tablero le puedes añadir: carriles de nado, clases de servicio, fechas, estimaciones, nuevas columnas, colores, etiquetas… pero sin perder la sencillez. Ha de quedar claro qué es lo más relevante a realizar en este momento. Del mismo modo que si subrayas todas las palabras de un libro no conseguirás recordar ninguna, si sobrecargas el sistema de señales y todas tienen el mismo peso no conseguirás que te ayude. Así que elimina lo innecesario y piensa que… “Si todo es importante, nada es importante”.

Por otro lado, también resulta de máxima utilidad no limitar la visualización a nuestro tablero, sino conectarlo con el de otros equipos con quien existan dependencias, trabajos previos, posteriores, escalados y así todos poder tener una visión global del servicio, producto, de la cadena o de la organización, previniendo además con ello la creación de silos.

3 No uses plantillas ni copies otros tableros

Ningún proyecto o producto es igual a otro. Tanto el cliente y sus necesidades como las personas del equipo que lo desarrolla y sus puntos de vista son diferentes y además cambian con el tiempo. Puedes revisar tableros de otros equipos como referencia o guía, pero no copiarlos. Por muy parecidas que nos parezcan las condiciones, el sector o el trabajo, nos será ajeno y estaremos forzados a encajar en un modelo que no es el nuestro. Para ayudarte a diseñar tu propio sistema y tablero puedes ampliar información sobre la técnica STATIK. ¡Hazlo tuyo!

4 Revisa el tablero de derecha a izquierda

Suele revisarse al contrario porque así leemos en nuestro idioma y, sobre todo, porque solemos estar más preocupados de lo que aún no hemos empezado o está más lejos de ser realizado. Pero Kanban es un sistema pull y en lugar de empujar el trabajo continuamente (tendencia de los sistemas push) propone que tiremos de él para liberarlo, del mismo modo que una impresora de papel continuo solo tira del siguiente pliego cuando tiene capacidad para imprimir.

Por tanto, en lugar de “atascar trabajo en la bandeja”, revisa el tablero de derecha a izquierda y sigue el principio de “deja de empezar, empieza a terminar”.

5 No uses una columna para los bloqueos

¿Por qué los elementos bloqueados tienen su propia columna como si fuera una fase del flujo? Este es un antipatrón desgraciadamente muy utilizado. Ante un bloqueo se deposita la tarea en esa columna. Parece que, así, aparcáramos un problema que estorba, convirtiéndose en un cajón desastre al primer síntoma. No es casualidad que los equipos que lo usan tengan esta columna en la zona más a la derecha posible porque además leen el tablero de izquierda a derecha y lo que no se ve, se ignora. Además, considerar el bloqueo como un estado, te hará pensar que todo elemento debería pasar por el mismo, pues, al fin y al cabo, un tablero muestra una secuencia de fases por las que transcurre el trabajo. Seguramente, no sea así.

En su lugar, es recomendable destacar el elemento con alguna señal visual, anotar el inicio y final del bloqueo y el motivo. De esta manera, lo tenemos más presente, nos aseguraremos de no empezar otra tarea evitando aumentar el trabajo en curso (WIP), fomentaremos la comunicación, la iniciativa y liderazgo entre los miembros del equipo y/u otros equipos y, muy probablemente, lo desbloqueemos antes.

6 Crea políticas, hazlas explícitas y… ¡cúmplelas!

Cada equipo elige sus reglas de juego. Son imprescindibles para hablar el mismo idioma, trabajar en la misma dirección, además de ayudar a la comprensión de los nuevos miembros que se incorporen. Estas reglas de transparencia tienen que estar acordadas por todos, ser visibles y facilitar la toma de decisiones. Deben ser: pocas, sencillas, bien definidas, aplicables en todo momento y fácilmente modificables. Puede haber políticas para cada uno de los estadios, para solo algunos, todo el tablero… ¿Cómo limitamos el WIP? ¿Cuál es nuestra definición por la que consideramos que algo está terminado? ¿Cómo gestionamos los bloqueos?… Son algunos ejemplos de estas políticas.

Muchos equipos no las tienen, otros las dan por sabidas sin concretarlas ni tener un espacio para ellas, pero lo más común es abandonarlas. Se dejan de cumplir de manera puntual en algún momento crítico, y lo puntual acaba convirtiéndose en habitual siendo olvidadas. Para que esto no ocurra, es muy importante añadir siempre una fecha de revisión para cada una o el conjunto de ellas, tener una actitud honesta y crítica, descartar las que no sean de utilidad y comprometerse con las acordadas.

7 No muevas los elementos hacia atrás en el tablero

Kanban es un método basado en Lean cuyo objetivo principal consiste en la eliminación de desperdicios. Si al poco de comenzar con una tarea decidimos pasar a otra y retrasarla como si no se hubiera comenzado, hemos generado un desperdicio que estamos invisibilizando.

También se considera desperdicio cuando surge un defecto en la cadena de trabajo. En este caso, tampoco es conveniente retrasar el elemento porque estarás perdiendo esta información, sobrecargaremos el estadio anterior con un trabajo inesperado, romperemos las métricas y alteraremos nuestra previsibilidad.

Cuando en un elemento de nuestro trabajo aparece un defecto, lo recomendable es bloquear el elemento en cuestión en su posición, crear un nuevo elemento para su corrección y, cuando este sea realizado, reanudar el original (el elemento raíz en el que surgió el defecto). Incluso se puede establecer una clase de servicio para este tipo de situaciones. Para al menos pretender que no se produzcan, conviene tener, (y, por supuesto, cumplir) una política, un criterio pull, un Definition of Done (o como queramos llamarlo) que nos indique que el trabajo cumple los criterios de ese estadio y puede llevarse al siguiente.

8 Incorpora Búfer

Un búfer, también llamado cola interna, es un espacio en el que alojar nuestras tareas acabadas en una fase a la espera de que puedan ser continuadas en otra. Se representan en una columna con el título “Reading for…” o “Listo para…”, o con la división de una columna en dos subcolumnas “Doing” y “Done”. Esto nos indica lo que se está realizando y lo que se ha realizado y puede ser arrastrado a la siguiente estación. Es una práctica muy recomendable que nos proporciona más información y nos ayuda a no provocar una saturación en el sistema con trabajo que tal vez en este momento no pueda ser abordado. ¡Ojo! Es posible que en ocasiones no te interese este búfer, pues lo que estés buscando es forzar que el siguiente estado incorpore el elemento.

9 ¿Grandes elementos de trabajo? No, gracias

Un elemento de gran tamaño normalmente es más difícil de comprender, de estimar, de evaluar su incertidumbre, de entregar, de medir los resultados y suele generar más desperdicio.

Dividiendo los elementos grandes o buscando otras soluciones de elementos pequeños y de tamaño similar, logramos entregar de forma más frecuente, temprana y ser más predecibles. Si además los descomponemos en tareas que se puedan realizar en un día o menos nos ayudará a visualizar rápidamente avances y retrasos.

Resulta conveniente tener una columna donde ir alojando los elementos a realizar, comúnmente conocido como Backlog, que se vayan descomponiendo, estén listos o seleccionados para ser abordados. Por muy obvia que pueda parecer esta última práctica, algunos equipos Kanban carecen de ella y pasan los elementos del Backlog sin refinar directamente al desarrollo.

10 Fomenta la cultura del aprendizaje, crea un tablero Kaizen de acciones de mejora

Todos queremos mejorar, cambiar lo antes posible. Esto no es nada fácil y en muchas ocasiones es un proceso lento y doloroso. Para ayudar a la resistencia natural de las personas, equipos y organizaciones, Kanban nos propone el principio de “Empieza con lo que haces ahora”, respetando los roles, responsabilidades, procesos, eventos... De esta forma, tomamos la situación actual como punto de partida esencial de conocimiento, respetamos el trabajo de las personas realizado bajo sus circunstancias, sin imponer nuevas situaciones idílicas y prefijadas de inicio como solucionadoras de todos los problemas.

Este principio no nos sugiere que los cambios siempre se produzcan lentamente, ni excusarnos en él para no realizarlos. Nos dice: comienza con lo que haces ahora… pero… ¡No te quedes donde estás ahora! En algunos proyectos resulta muy significativo observar que ni sus tableros ni su forma de trabajar, y como consecuencia ni sus resultados, han evolucionado en el transcurso del tiempo. Para evitarlo es necesario fomentar la cultura del aprendizaje. Proponer, ejecutar y evaluar acciones continuamente, sin miedo a fallar y sin enamorarnos de nuestras decisiones anteriores, porque probablemente tengamos que modificarlas. Y como nos dice el método Kanban:** mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente.**

Es posible que hayas estado en algún equipo que sugiere acciones de mejora, pero que nunca se llevan a cabo y aparecen una y otra vez en los eventos de retrospectiva. La cultura del aprendizaje nos hace tratar y darle tanta importancia a estas tareas como a las del producto o servicio. Una práctica que puede ayudar es incorporar estas acciones de mejora a nuestro tablero o crear otro exclusivo para ellas, también llamado tablero Kaizen, donde poder darle foco, seguimiento, asignar responsable, limitar el WIP… Pero ¡llévalas a cabo! porque “si buscas resultados distintos, no puedes seguir haciendo siempre lo mismo”.

Por último, mira tu tablero con sentido crítico

Para finalizar solo quiero animarte a que, cuando vuelvas a mirar tu tablero, intentes hacerlo con sentido crítico, recordando estas prácticas o proponiendo otras que se te ocurran, sin olvidar que es como un cultivo, que si riegas, podas, prescindes de lo que no necesites y, sobre todo, si lo cuidas, te ayudará a conseguir los mejores frutos ;-)

Referencias

• La guia Kanban.