Somos digitales y nuestras ideas también.

En los últimos años la familia paradigmática no ha dejado de crecer. Tanto que a principios de 2018 nos vimos obligados a cambiar de edificio. Nos mudamos a unas oficinas más grandes, que adaptamos a nuestras necesidades: más luz, más espacios abiertos…

Y ya puestos, diseñamos un nuevo y flamante tablón de ideas digital que sustituyese al tablón físico que veníamos usando desde 2014.

El Antes

En nuestras antiguas oficinas, en una de las zonas de ocio, surgió la idea de colocar un tablón de sugerencias. El objetivo era que todo aquel que tuviese una propuesta que mejorase tanto los aspectos laborales como sociales y de convivencia dentro de las oficinas, la pudiese compartir con el resto de compañeros.

Así la empresa se hacía eco de las necesidades de los empleados y podía satisfacerlas si se consideraban útiles y necesarias.

El modus operandi era sencillo. Escribías tu idea en un post-it y lo colocabas dentro de las diferentes categorías que había en el tablón físico:

• Cosas que hay que hacer más.
• Cosas que hay que empezar a hacer.
• Cosas que hay que dejar de hacer.
• Cosas que hay que hacer menos.
• Cosas que hay que seguir haciendo.

De manera espontánea, algunos de los post it incluso recibían votos, positivos o negativos: se añadía en el mismo un +1 o un -1.

El panel generaba siempre mucha participación y la empresa empezó a tomárselo muy en serio. De este tablón han salido muchas de las mejoras que ha realizado Paradigma. La más legendaria, nuestra famosa jornada compacta surgió de un compendio de varias**.**

Físico o Digital

Con el cambio de oficina, quisimos mantener el formato físico por la cercanía que transmitía, pero el hecho de no encontrar en la nueva oficina una ubicación adecuada para un tablón, nos llevó a pensar con más énfasis en la definición de un MVP: llegamos a la conclusión que desarrollar rápidamente una primera versión digital era viable. Además, tener el tablón al alcance de un clic, nos convenció aún más de que era la decisión correcta.

Filosofía

La versión física se basaba en conceptos que nos gustaban, por eso, quisimos simularlos en la digital. La ventaja más grande que tenía era la facilidad para añadir una sugerencia, bastaba con escribir un post it y pegarlo. Una vez alcanzado ciertos número de sugerencias, el equipo de People recogía todos los post it y los analizaba. Todos nos sentíamos libres de expresar nuestras ideas anónimamente y sin compromiso.

Además, quisimos que todos los paradigmáticos siguieran viéndolo como una herramienta cuyo objetivo es mejorar Paradigma (y no como un tablón de quejas...).

Cómo funciona la nueva versión

Optamos por llamarlo Ideas, un nombre fácil de asociar, recordar y de lo más compacto.

El cambio más evidente que realizamos respecto a la versión física ha sido eliminar la anterior segmentación en categorías, con el objetivo que fuera aún más inmediato y sencillo.

Igual que para la versión física, los usuarios pueden añadir sus ideas:

• Sin tener que identificarse/firmar.
• En formato post it: con un número máximo de caracteres, con el objetivo de ser lo más conciso posible.
• Con una duración en el tablón de 2 meses: simulamos, con un tiempo fijo de visibilidad en el tablón, la recogida de los post it, destacando que igual que antes, el tablón tiene que estar vivo y actualizado. Las ideas son efímeras, se pueden realizar como no, con lo cual no quisimos que estuvieran colgadas eternamente, ni que se pudieran comentar.

En la red interna de Paradigma se puede consultar, buscar y ordenar ideas sin tener que loguearse y externamente a través de VPN.

También realizamos una visualización TV para los televisores que hay todas las plantas de la oficina. Cada idea se puede votar positivamente o negativamente con un máximo de 10 votos mensuales por usuario: creemos que al no haber votos infinitos se les da más valor a los votos dados.

Creamos la sección Validadas para mostrar aquellas ideas que ya se han realizado o que están en proceso de realización y un Cómo funciona donde recordamos la reglas de funcionamiento general, buen uso y otros detalles de la herramienta.

Administración

El equipo de People es el que se ocupa de gestionar Ideas y el que nos ha ayudado a definir el backoffice de gestión, o sea, el Panel de control de la herramienta.

Cada administrador puede:

• Consultar todas las ideas, pudiendolas filtrar y buscar según parámetros determinados, como el estado o la categoría.
• Gestionar el estado de las ideas para saber en qué momento del flujo de aprobación o rechazo están.
• Descargar en formato CSV todas las ideas presentes en el Panel de control.
• Gestionar los perfiles de administración.

Con la frecuencia de más o menos 2 meses se envía a todos los paradigmáticos un email de resumen informando del estado de muchas de las ideas colgadas en el tablón.

¿Por qué ha funcionado tan bien?

1. El cambio a digital, obviamente, ha aportado todas sus ventajas: no se pierde ninguna idea (los* post it *digitales ni se caen, ni se pueden llevar...), la trazabilidad de las ideas, la omnicanalidad (ya no hace falta mantener 5 tablones), el control de número de votos y obviamente la gestión del panel de control.
2. El compromiso de People y de todos los implicados en realizar las ideas: por mucha y buenas ideas que se añaden al tablón, si no se administran y no se realizan, te desanimas en usar la herramienta. Una óptima administración es fundamental para el éxito del tablón.

Desde que se ha puesto en producción se han realizado varias mejoras tanto en la parte pública como en el Panel de control. Tenemos planeadas muchas más por el futuro y estamos abiertos a escuchar cualquier consejo.

¿Te interesa?: ideas@paradigmadigital.com