Los problemas de comunicación en los Scrum Teams.

No hay mayor evidencia para determinar la salud de un equipo que ver cómo se comunica.

No hay nada más simbólico que el agua y sus diferentes estados para hablar de agilismo y de comunicación. El agua es la mejor analogía de la adaptación y bienvenida al cambio, porque se amolda perfectamente al contenedor donde es depositada o porque modifica su estado ante los cambios climáticos sin la menor resistencia.

Además, del mismo modo que la transparencia del agua es esencial para que sea saludable, un buen equipo sin transparencia no podría serlo. Por eso, la transparencia es uno de los pilares de Scrum y para facilitarla y mejorar la comunicación fueron creados sus Eventos.

¿La comunicación de tu equipo es clara y saludable como el agua o es fría como el hielo? Veamos a continuación algunos de los factores más relevantes.

Factores del proceso comunicativo

Distinguir comunicación efectiva de la que no lo es

El primer paso para solucionar cualquier problema es ser consciente de que ese problema existe. Por eso, muchos de los equipos que tienen una mala comunicación no lo saben y al preguntarles si tienen una buena comunicación en la mayoría de los casos responden que sí.

Pero... ¿qué es la comunicación? La comunicación es la transmisión de información de un emisor a un receptor. Evidentemente, si no transmitimos información, no estamos comunicando. Pero, el solo hecho de transmitir información es insuficiente ya que necesitamos hacerlo de manera efectiva, es decir, comunicar teniendo en cuenta que tenemos una necesidad que cubrir. Así pues, partiendo de la pregunta más importante del agilismo, ¿cómo podemos mejorar?, nos dirigiremos a nuestro equipo complementándola con: ¿cómo podemos mejorar para que nuestra comunicación sea más efectiva en nuestro trabajo?

Para ello la comprensibilidad y la retroalimentación son elementos indispensables. Tanto el emisor como el receptor deben facilitarlos y no solo responsabilizar a la otra parte cuando no se produzcan. No esperes, pide lo que necesites, pregunta lo que no entiendas, escucha activamente, haz el mensaje claro y sencillo y sé amable y respetuoso.

Los conflictos del equipo

Al detectar un fallo de comunicación solemos centrarnos en mejorar el proceso comunicativo, pero debemos tener en cuenta que, en muchas ocasiones, una mala comunicación es, sobre todo, el reflejo de los conflictos entre los miembros del equipo.

La competitividad, el individualismo, el miedo al conflicto, la falta de consenso, la falta de confianza, de empatía, de credibilidad, de participación…, son algunos de los problemas que hacen que este factor sea de los más importantes y difíciles de resolver y donde la labor del Scrum Master cobra especial relevancia. Pero, además, la comunicación y los conflictos son vasos comunicantes, ya que la mala comunicación afecta a la relación de los miembros del equipo y una mala relación entre los miembros del equipo afecta a la comunicación. Por tanto, mejoremos ambos aspectos.

Seleccionar el canal, seleccionar el receptor

En la era digital y de las telecomunicaciones es cuando menos comunicación efectiva se produce?, ¿a más cantidad de medios y posibilidades, menor es la calidad? Por mail, por chat, por videoconferencia… un canal de comunicación es el medio a través del cual se envía un mensaje. Identificar previamente la necesidad para, después, elegir el canal más conveniente son los pasos más acertados para que el proceso llegue a buen puerto. Además, recuerda el valor de la conversación cara a cara, uno de los principios del agilismo y, también, la forma más efectiva para comunicarnos.
Aquí tienes más info sobre cómo elegir el mejor canal de comunicación.

En cuanto al receptor, si pensamos que toda la información que se produce en los equipos debe ser compartida por todos los miembros, además de ser algo imposible e innecesario, nos va a convertir en generadores de spam profesionales. Leer un correo al que no debimos ser adjuntados o seguir el hilo de un chat interminable, cuya información relevante podría reducirse a una línea (sin haber generado un ruido ni una interrupción innecesaria), son algunos de los males endémicos de nuestra era.

La red de comunicación

Los Scrum Team son redes con estructuras libres cuya comunicación debe ser libre y en todas las direcciones. Cualquier miembro, tenga el rol que tenga, podrá comunicarse con cualquier otro sin intermediarios ni portavoces. Un Scrum Master no es el mediador informativo entre el Product Owner y el Equipo de Desarrollo. Ayudará a construir puentes entre todas las partes y entre todos los miembros, no será el guardián de aduana que controla el paso.

Por otro lado es frecuente encontrar en los Equipos de Desarrollo un líder que centraliza toda la comunicación y que toma todas la decisiones, al que hay que pedirle permiso para hacer una cosa u otra. El buen líder genera líderes, se encarga de rotar las funciones, enseña, escucha, delega... El gran liderazgo es el liderazgo compartido.

El Equipo de Desarrollo dividido y/o muy especializado

Entre las barreras de la comunicación se encuentran las barreras físicas producidas por la distancia entre las personas que intervienen en ella. Hoy día es cada vez
más habitual encontrarnos a miembros de los Equipos de Desarrollo separados geográficamente. Por otro lado, muchísimos equipos suelen dividirse en función de sus especialidades: Back, Front, QA, Sistemas… En ambos casos se corre el riesgo de convertirse en dos o más sub-equipos.

Recordemos que en Scrum no hay sub-equipos, los logros y responsabilidades recaen en todos los miembros independientemente de su especialidad. Agilismo es romper barreras para mejorar la colaboración, para ello eludir las etiquetas y fomentar la unidad independientemente de las circunstancias es fundamental y esto se consigue con más y mejor comunicación.

El tamaño del Equipo de Desarrollo

Como sabemos Scrum nos recomienda que el tamaño máximo de un equipo de desarrollo sea de nueve. Desgraciadamente, una de las prácticas más extendidas para intentar aumentar la velocidad, el Grial más deseado en lugar de centrarse en maximizar el valor, es ampliar el número de miembros, incluso, por encima de lo aconsejado.

Si no configuramos más equipos, no usamos marcos de escalado, ni tomamos como referencia la segunda frase más popular de Brooks: “añadir gente a un proyecto software con retraso hará que se retrase aún más”, nos estaremos negando a comprender que la coordinación será más difícil. Además, el tiempo empleado en hacer entender a los nuevos miembros el trabajo aminorará el dedicado al desarrollo y que, por supuesto, la comunicación será mucho más difícil.

El lenguaje y las reuniones

Uno de los aspectos más relevantes de la comunicación es que el emisor y el receptor usen el mismo código para entender el mensaje. Nuestro trabajo mezcla dos mundos: el mundo del negocio y el mundo técnico del desarrollo de software. Todos asistimos en muchas ocasiones a reuniones a las que no deberíamos haber sido convocados porque no nos aportan absolutamente nada para realizar nuestro trabajo o porque se exponen los temas en un código no entendible para todos. La imagen de un stakeholder o de un PO no comprendiendo los conceptos técnicos que un desarrollador expone es demasiado frecuente.

Debemos tomar conciencia de a quiénes nos dirigimos para transmitir un mensaje descodificado buscando siempre un lenguaje común. El DoD, DoR o The Three Amigos Meetingtienen precisamente este propósito.

Por favor, escucha activamente a quien expone. Además, si vas a usar tu dispositivo durante una reunión que sea para anotar o para aportar algo en ella. Esa tarea la puedes continuar más tarde o ese mail lo puedes responder después, el mundo no va a ser destruido si no lo haces justo en ese momento.

Y no odiemos las reuniones ni los Eventos de Scrum, hagámoslas más útiles.

El lenguaje y su función fática

Y, por último, no debemos prescindir de una de las ventajas más importantes de la función fática del lenguaje. Es decir, recurrir a frases o palabras que comuniquen al emisor que su mensaje se ha entendido, se ha recibido o se ha escuchado correctamente. No lo olvides, hazlo siempre y muestra tu gratitud por la información recibida.

Conclusión

Al igual que los trozos de agua helada que flotan a la deriva son iceberg que esconden la parte más peligrosa bajo la superficie, en la comunicación podemos no ser conscientes de cuándo es o no efectiva o tomarla como un simple problema que luego esconda otros mayores no visibles a simple vista. Démosle la importancia que merece porque sin comunicación nada sería posible. La comunicación no siempre es el problema, pero siempre es parte de la solución porque cualquier problema empieza a resolverse con ella. Revisarla, cuidarla y mejorarla cada día es responsabilidad de todos y nos ayudará a ser un mejor equipo.