El “para qué” de la transformación organizacional.

Cuando hablamos de organizaciones nos referimos a sistemas complejos y vivos que van evolucionando durante el tiempo, aún pensando en el mejor diseño de organización, donde su productividad sea máxima y su ineficiencia mínima, tienen que enfrentarse a grandes retos que se van acrecentando según la cantidad de gente que trabajen en ella.

Y cuando hablamos de transformación organizacional o de la incorporación de métodos ágiles o lean para incluir nuevos marcos de trabajo, lo que intentamos es minimizar al máximo los posibles problemas que estas organizaciones tienen. En este post nos vamos a centrar en estos retos que hemos encontrado en la organizaciones modernas con las que hemos trabajado.

Reto en la comunicación interna

Para entender este reto, de lo primero que tenemos que hablar es de los tipos de comunicación que encontramos en una organización:

1. Formal. Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes, instrucciones o cuestiones relacionadas con el trabajo. Dentro de la formal, la comunicación puede ser ascendente a nivel jerárquico o descendente.
2. Informal. Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites y, en ocasiones, permite obtener información adicional. Este tipo de comunicación se produce normalmente entre áreas y suele ser muy útil para la toma de decisiones y la consecución de objetivos.

Teniendo en cuenta estas tipologías, dentro de la comunicación formal podemos encontrarnos los siguiente síntomas:

• La información no llega desde la operativa del día a día hasta la parte más estratégica de la organización.
• Problemas en la toma de decisiones, puesto que la información puede llegar sesgada y, en algunos casos, errónea.
• Agendas repletas de reuniones para solventar la falta de información y comunicación.
• Reuniones muy largas y poco efectivas donde cada uno tiene información diferente o reuniones poco preparadas.
• Gran cantidad de documentación que nadie se lee en plataformas poco gobernadas o desorganizadas.
• Y un largo listado de otras cosas...

Además, cuando la comunicación informal no funciona, uno de los principales riesgos es la rumorología: información poco veraz que acaba extendiéndose como la pólvora y generando verdaderos conflictos dentro de las empresas.

Reto del alineamiento de objetivos

Otro de los grandes retos que nos encontramos en la organización es el alineamiento de objetivos desde la dirección al resto de la compañía. La teoría nos dice que toda persona, equipo, departamento o área, deben tener unos objetivos propios y alineados con los de la compañía. Claro que, en teoría, no hay diferencia entre la teoría y la práctica. Pero, en la práctica, la hay.

Lo que de verdad nos encontramos son departamentos trabajando en proyectos duplicados que al final hace que mucho trabajo se tire a la basura. O departamentos compitiendo entre ellos para la consecución de sus propios objetivos en lugar de mirar hacia fuera (a nuestros clientes o competidores reales, de los que hablaremos más adelante).

Dentro de este reto, nos hemos encontrado con la falta de trabajo colaborativo a la hora de construir estos objetivos, provocando situaciones difíciles de contemplar y que, además, hace que los trabajadores estén poco comprometidos (en el mejor de los casos) y poco motivados. Que sean unos pocos quién definan los objetivos e imponerlos a todos los demás, lleva a situaciones en las que se pierden variables o información necesaria a la hora de establecer estos objetivos.

Además de todo lo descrito, encontramos también el desconocimiento de los objetivos. En muchas ocasiones, estos objetivos son establecidos por diferentes comités y nunca son informados al resto de la compañía, faltando transparencia y surgiendo, como consecuencia, el siguiente problema: la falta de foco.

Reto de la falta de foco

Acumulando los retos anteriores, la falta de foco podría ser una de las consecuencias principales que hemos encontrado.

En ocasiones, las organizaciones arrancan más iniciativas o proyectos de los que realmente pueden asumir, haciendo que siempre esté instaurada la sensación de que no se llega a nada y que los tiempos se alargan hasta el infinito, que el trabajo no se termina y que siempre hay necesidad de más gente.

Cuando hablamos del término “menos es más” suele costar mucho entenderlo. Por ejemplo, a principio de año tenemos nuestra lista de proyectos que debemos lanzar “sí o sí” y “pase lo que pase” y, como consecuencia, nos encontramos en una situación en la que hay personas en 14 proyectos que se dedican a estar de reuniones durante el día y a trabajar por la noche.

Por ello, intentamos hablar de focalizar los esfuerzos en lo que realmente dé valor a los clientes (ya sea interno o externo) y en el número mínimo de proyectos que tengamos la garantía de que vamos a finalizar.

Reto de la adaptación al cambio

A día de hoy, las exigencias de cambio a las organizaciones han aumentado teniendo en cuenta en el tipo de mercado que tenemos y el entorno VUCA en el que nos movemos, cuyas características son:

• Volátil (Volatility)
• Incierto (Uncertainty)
• Complejo (Complexity)
• Ambiguo (Ambiguity)

Además, se incorporan nuevos actores como competencia a los negocios más tradicionales. Todo esto hace que se tense aún más la problemática de adaptarse a los cambios que se producen en el exterior.

En la actualidad, hemos innovado en los procesos de fabricación y en la tecnología, pero seguimos con estructuras organizativas del siglo XIX. Estas estructuras tienen muchas ventajas al ser robustas y al poder tener un control sobre muchos de los conflictos que suceden. Pero, como consecuencia, la capacidad de adaptación de las estructuras es baja y la toma de decisión está completamente centralizada en unos pocos.

Hubo una frase que escuché hace tiempo: “Esta empresa es como un elefante. Cuesta moverla, pero cuando se mueve no hay quien la pare”. El problema de tardar en moverse es que llega un punto en que no eres capaz de llegar al mercado en el tiempo que debes, permitiendo a los competidores llegar antes, al ser más ágiles a la hora de flexibilizar las necesidades.

En esta situación, nos encontramos con una dificultad: ¿Cómo podemos hacer para no parar y, además, ser capaces de adaptarnos? Ahí es donde actualmente se está enfocando la transformación organizacional que afrontan muchas de las grandes compañías. Estas empresas buscan un diseño organizacional que les permita ser adaptables al contexto referido.

Reto de la captación y fidelización del talento

Con el cambio generacional todas las empresas se están enfrentando al reto de mantener y captar a perfiles con alta cualificación, debido principalmente a las diferentes necesidades que tienen las nuevas generaciones respecto a las anteriores.

La motivación de las nuevas generaciones ya no es únicamente económica o por posición, sino que buscan un equilibrio entre muchos otros ámbitos como los familiares, el impacto que la empresa tiene en la sociedad o el desarrollo continuo.

Las compañías deben competir por ofrecer retos estimulantes y un ecosistema de trabajo que propicie el desarrollo personal de cada trabajador.

Tradicionalmente, se nos ha educado para que tengamos una formación que nos permitiera acceder a un buen puesto de trabajo. El siguiente paso era estudiar formación complementaria (Postgrado, Máster, MBA) para seguir escalando dentro de la organización. Por el contrario, las nuevas generaciones más allá de la formación inicial, prefieren ir aprendiendo en base a los retos que les van surgiendo.

En el apartado anterior hemos hablado del reto que tienen las organizaciones para adaptarse a los cambios, pero si lo observamos desde un punto de vista fractal, esas mismas necesidades las tienen los empleados. Los avances de hoy en día les exigen estar en continua formación y las organizaciones les tienen que posibilitar dicho crecimiento.

Además, los tipos de organizaciones que tenemos, jerárquicos en muchos de los casos, hacen que el aprovechamiento del talento sea muy bajo, porque trabajadores con dotes muy interesantes están encorsetados evitando que desplieguen su máximo potencial, haciendo que la frustración llegue y, con ello, la búsqueda de nuevos empleos.

Reto del alejamiento del cliente

Uno de los grandes retos que nos encontramos es la capacidad de mirar al exterior y entender qué está ocurriendo con los clientes y con el mercado. Las organizaciones están teniendo poca interacción con los clientes y esto genera que se dediquen grandes cantidades de dinero a necesidades que realmente aportan poco valor (o prácticamente ninguno). En consecuencia, no se usan los recursos de la empresa de la manera más productiva posible.

Las organizaciones necesitan saber cuáles son sus arquetipos de clientes, cómo actúan, qué sienten, qué necesidades tienen. Todo ello les ayudará a diseñar experiencias adecuadas para solventar sus necesidades o problemas.

En grandes organizaciones, basta con preguntar a los empleados para quién trabajan realmente y la contestación nos sorprenderá: poca gente conoce realmente cuál es su cliente; por eso, es clave que cada persona de una organización tenga claros cuáles son sus clientes y sus necesidades. Los clientes no compran a los departamentos de Recursos Humanos o Finanzas, sino que el cliente compra comida, ropa, productos o adquiere servicios que le resuelva algún aspecto de su vida. Cada vez más, el poder está en su mano con las nuevas tecnologías y la capacidad de tener lo que quieran en cada momento; la inmediatez es una realidad.

Las organizaciones hoy en día compiten por la experiencia que ofrecen en sus servicios. Si a esto le sumas los valores que representan, pueden llegar a conseguir que los clientes se identifiquen con la marca.

Conclusión

Como conclusión podemos decir que la eterna tensión que tienen las organizaciones con estos retos es algo normal y que se acentúa, además, con el tamaño. Pero, hay una parte positiva: se pueden tomar acciones para lograr minimizar los riesgos o problemas que pueden ir surgiendo.

La gran mayoría de los retos que hemos expuesto se pueden minimizar trabajando en la comunicación, en la transparencia, en una buena cultura de compañía…, que ayuden a la hora de la toma de decisión. Y, por supuesto, el uso de muchas herramientas y técnicas que, a día de hoy, están completamente contrastadas en el mercado.

Seguramente echéis en falta sugerencias de técnicas o herramientas concretas para afrontar estos retos, esto es debido a que cada organización tiene un contexto diferente y, por ello, cada una debe buscar su propio camino.

¿Vosotros qué opináis? ¿Estos son los retos que tenéis en vuestras organizaciones o tenéis algunos otros?