Modelo de trabajo asíncrono: qué es y claves para su implementación.

Últimamente, los términos full-remote, modelo híbrido, vuelta a la oficina, están en boca de todos, pero ¿has oído hablar del modelo de trabajo asíncrono? Vamos a ver en qué consiste, por qué ha aumentado en estos últimos años y qué es lo que nos puede aportar. Desde luego, todo parece apuntar que ha venido para quedarse.

¿Qué es el modelo de trabajo asíncrono?

El modelo de trabajo asíncrono es aquel donde no todos los miembros del equipo tienen el mismo horario y sitio de trabajo; es decir la disyunción de una o ambas de las coordenadas espacio-temporales. Esto lo traducimos en que no todo el equipo esté conectado y disponible a las mismas horas.

Las condiciones de trabajo clásicas (oficina de 9 a 18) se han ido flexibilizando. Cada vez los trabajadores demandan mayor libertad y flexibilidad a la hora de ejecutar tareas y responsabilidades, auspiciados por el teletrabajo y porque la orientación a resultados permite adaptar las necesidades individuales de manera efectiva. De este modo, cada persona tiene unas necesidades diferentes: hay trabajadores que prefieren madrugar, otros adaptar sus horarios con sus hijos o trabajar en franjas horarias más tardías.

La globalización, el incremento de herramientas colaborativas, la competencia en la búsqueda de talento e, incluso, el cambio de mentalidad han propiciado que cada vez sea más habitual trabajar en distribuido con personas de otras latitudes, que complica la coordinación de horarios e incluso de "usos de trabajo".

A continuación te comparto una serie de claves que considero importantes a la hora de trabajar con equipos de forma asíncrona, con el propósito de sacar el máximo partido a esta modalidad.

Claves del (buen) trabajo distribuido

1 Intensifica la comunicación

En la mayoría de los casos, no nos vamos a encontrar en el mismo espacio físico, enfrentándonos a un reto. Es conocida la importancia de la comunicación no verbal y, en este sentido, perdemos una parte muy importante de la misma. Dentro de los equipos, la comunicación ha sido un pilar fundamental para el correcto funcionamiento, pero en el trabajo asíncrono se hace esencial.

Apoyar el uso de videollamadas donde todos nos podamos comunicar en los horarios que se pueda coincidir, nos puede ayudar a minimizar este impacto. De este modo, motivamos la participación y las personas muestra una mayor cercanía con el resto de compañeros

Por otro lado, la comunicación escrita se vuelve vital y hay que poner foco sobre ella. Es importante que cada componente del equipo tenga en mente y deje por escrito de manera pública:

• Qué tiene pendiente (bloqueos propios).
• Qué puede desbloquear otra persona (bloqueos o dependencias).
• Las dudas o preguntas que no pueden ser respondidas en el mismo momento.
• El uso de canales públicos donde todo el equipo pueda disponer de información relevante y de punto de seguimiento del proyecto.
• Radiadores de información donde reflejar trabajo pendiente o en curso, su avance y otros indicadores sobre los que tomar decisiones de equipo.

2 Fomenta la (auto)organización y proactividad

Debido a que el trabajo asíncrono reduce el trabajo colaborativo, así como la organización y toma de decisiones en conjunto, se hace necesario hacer hincapié en la autoorganización y la proactividad de cada individuo. El objetivo claro es evitar bloqueos por desconocimiento o poca previsión y dependencias intra equipo

Para fomentar la autoorganización y proactividad, el equipo debería disponer de las herramientas necesarias para poder realizar su trabajo de la forma más autónoma posible.

Además, es importante asegurar:

• Transparencia en distribución de conocimiento: creación y propagación de videotutoriales, formaciones y revisiones tanto funcionales como técnicas, que sirven de apoyo para distribuir el conocimiento dentro del equipo.
• Un repositorio de conocimiento unívoco, punto de documentación y soporte donde se reúna toda la información necesaria.
• Un enfoque sencillo y estructurado.
• Un clima de confianza. El compromiso devendría de saber qué propuestas, preguntas y dudas van a ser escuchadas sin prejuicios ni sesgos.

3 Cocrear acuerdos de equipo

Tanto al inicio del proyecto como en las fases posteriores es adecuado cocrear unos acuerdos de equipo que despejen incertidumbres y expectativas, por ejemplo, sobre:

• Acordar horas de convivencia

Es importante fijar unas horas o franja de convivencia (realmente no sería necesario pero sí altamente recomendable). En este tiempo se puede aprovechar para la revisión de los elementos y de las tareas. Es el momento idóneo para realizar sesiones diarias donde todos los miembros del equipo puedan coincidir y hablar de forma síncrona, así como revisar entre todos las problemáticas. Si esas conversaciones se realizan por videollamada es fundamental encender la cámara.

Es importante que en estas horas se levanten los bloqueos con otros miembros/equipos, así como reservar tiempo para poder atenderlos. De otro modo, se podrían alargar más de la cuenta.

• Facilitar la visualización de horarios

Una buena práctica es tener publicados los horarios de disponibilidad de todos los miembros del equipo tanto sobre la jornada normal como las ausencias previstas o, por ejemplo, otro registro para intensivo viernes o verano.

También se podrían acordar rangos de concentración individuales o colectivos, para evitar distracciones del resto de los compañeros en las horas que consideramos que somos más productivos. Es lo que solemos llamar Focus Time.

A colación de esto, si queréis trabajar vuestra productividad, os recomiendo escuchar el podcast de GTD, metodología de productividad personal.

• Facilitar la desconexión digital

Uno de los grandes riesgos constatados del trabajo distribuido y/o remoto es caer fácilmente en la trampa de “siempre disponible”. Hay que tener en cuenta que otros compañeros pueden estar conectados en diferentes horarios, y es fácil caer en la tentación de dejar resuelto algún asunto o resolver dudas, sin darse cuenta de que en la mayoría de las ocasiones pueden esperar (matriz urgente-importante). Así que una recomendación sería crear una rutina, establecer los horarios de trabajo y cuándo desconectar. Esta rutina es importante para nuestra salud y para la productividad individual.

Para evitar problemas en este sentido, te recomiendo establecer políticas de comunicación y el uso efectivo de los canales correspondientes. Evitar llamadas fuera de las horas de trabajo del compañero, no utilizar dispositivos personales para las comunicaciones o escribir a través del correo y los foros corporativos para comunicarte, en caso de que la otra persona no esté disponible en ese momento, serían algunos ejemplos para facilitar la desconexión digital

Recursos útiles

Para poder reflejar los acuerdos adoptados se puede recurrir a herramientas como el Remote-Worker Canvas y Remote-Team Canvas. Modelos visuales que nos permiten disponer de una manera rápida y en tiempo real la información acordada entre todos.

Collaboration Superpowers, una iniciativa que promueve el trabajo en remoto, tiene numerosos recursos que nos pueden ayudar y orientar a la hora de organizar equipos en remoto.

En cuanto a herramientas visuales para el trabajo colaborativo, seguramente las más utilizadas son Miro y Mural. Estas pizarras virtuales nos permiten que todo el equipo pueda colaborar y diseñar de una manera rápida y sencilla, creando flujos, diagramas y otros elementos gráficos que se necesiten. Además, tienen integraciones con otras herramientas como Jira, Google Docs…

Sobre herramientas de comunicación asíncrona podemos optar por Slack. Desde mi punto de vista, muy potente y recomendable para equipos de diferentes empresas, sin olvidar las herramientas corporativas como Teams, Google Chat, Zoom…

A la hora de creación de videotutoriales (los cuales están sustituyendo poco a poco a la documentación escrita) podemos optar por Loom o OBS Studio si buscas algo un poco más de edición. Te recomiendo que los videos sean de duración corta y específicos a un tema para una búsqueda más eficiente y rápida, ya que se está demostrando que el consumo de este tipo de píldora es el que más está gustando.

El trabajo asíncrono y Paradigma Digital

Algo que me encanta de Paradigma es que se confía en la libertad y responsabilidad individual de cada trabajador. Tenemos establecidos unos horarios de convivencia de mañana en horario español, donde el resto del tiempo se organiza entre los miembros del equipo, adecuándose lo máximo posible a las necesidades de las personas, del cliente y del proyecto.

Además, disponemos de Polaris, nuestro modelo de trabajo donde reflejamos nuestra experiencia de años en agilidad. Gracias a sus elementos nos puede guiar en una correcta implementación del modelo de trabajo asíncrono. Así, a la hora de implementar modelos de trabajo asíncronos, el elemento Adaptative Framework nos va a proporcionar un apoyo a la hora de organizarlos. En el caso de la cocreación de los acuerdos de equipo, uno de los elementos de Polaris que nos permite la mejora es Productive Mode.

En conclusión

Como hemos comprobado, el trabajo asíncrono nos va a permitir poder afrontar proyectos que de otro modo no iban a ser factibles. Por ejemplo, nos permite disponer de talento ubicado en diferentes lugares del mundo, adaptar el trabajo a las necesidades específicas de cada trabajador o buscar el bienestar de cada individuo, primando la libertad y la responsabilidad.

La flexibilidad que nos aporta se adapta a los nuevos tiempos y necesidades actuales, para arrancar proyectos con un elevado expertise o que requieran un horario ampliado.

Desde luego, no es fácil cambiar nuestra percepción y experiencia de tantos años de trabajo. Es normal que se deban realizar ciertas adaptaciones para que las piezas terminen de encajar. Ahora bien, el avance en tecnología y comunicaciones nos está permitiendo que nuevas formas de trabajo surjan. Es momento de poder experimentar nuevos cambios y como hemos comprobado en estos últimos tiempos, que sean perfectamente factibles.