Mejora tu flujo de trabajo limitando el WIP.

Todo equipo ágil desea que el trabajo fluya con rapidez y que las entregas sean más frecuentes. ¿Qué podemos hacer cuando nuestro tablero está inundado de bloqueos, de cuellos de botella y de mucho trabajo empezado pero no acabado? Kanban nos ayuda a mejorar limitando el WIP.

¿Qué es el WIP?

Comencemos preguntándonos qué es el WIP. Es el acrónimo inglés de “Work In Progress” y hace referencia al trabajo en progreso, también llamado trabajo en proceso. ¿Pero qué incluye? Obviamente los elementos en los que se está trabajando y no están finalizados por completo.

¿Y qué significa WIP Limits? Poner un límite al trabajo en progreso no se refiere a hacer menos trabajo, sino a hacer menos al mismo tiempo, focalizar nuestros esfuerzos para mejorar en el flujo. Suele ser un número que representa un máximo de items. Este número se coloca en los tableros kanban en la columna, carril, zona... que se pretende limitar.

¿Por qué limitar el WIP?

Limitar el WIP nos ayuda a no dejar en un estado de bloqueo o pendiente gran cantidad de trabajo que provoca "desperdicio" de tiempo y genera cuellos de botella. También nos ayuda a focalizar nuestros esfuerzos para avanzar, generando valiosísimas conversaciones sobre cómo afrontar el trabajo. Existen, además, muchos más argumentos que favorecen su uso, los comentamos a continuación.

El cambio de contexto

Cada vez que saltamos de una tarea a otra necesitamos información para saber cómo abordarla o continuarla. Este tiempo supone el coste de la multitarea. Si tenemos un WIP bajo, contribuiremos a reducir este desperdicio y seremos más efectivos.

El Feedback y la Calidad

Todo proceso ágil se revisa para continuar mejorando. Un WIP alto implica un plazo de entrega más alto y por tanto un ciclo de feedback más largo, lo que supone menor capacidad de reacción. Además, cuantas más cosas se realicen al mismo tiempo más afectarán a la calidad del producto, generarán más errores, que a su vez provocarán más WIP y así sucesivamente.

La Coordinación

Más trabajo en progreso requiere más coordinación de todo ese trabajo. Estas tareas de coordinación se consideran desperdicio. Limitando el WIP se reducirían.

El Mercado

Limitar el WIP nos ayuda a tener entregas más rápidas y frecuentes, lo que reducirá el riesgo de perder relevancia y responder al mercado más frecuentemente y poder ser competitivos.

La Motivación

Si el flujo de trabajo no avanza con fluidez la motivación del equipo puede verse mermada, esta técnica nos ayuda a intentar impedirlo.

Formas de limitar el WIP

Dejar de empezar, empezar a terminar

Este simple lema es una buena forma de iniciarse en esta herramienta y de hacer comprender a todos los miembros su utilidad.

Limitar un número por persona

Algunos miembros de los equipos suelen abarcar demasiado trabajo o tienen tendencia a la multitarea. En este caso limitar la cantidad de items por persona puede ser una buena opción. Esta forma está más pendiente de que todo el mundo tenga trabajo que de optimizar el flujo.

Para representarla visualmente, una posibilidad consiste en disponer de Avatares que representan a cada miembro del equipo y se irán colocando en los ítems a medida que se coja el trabajo. Habrá un número máximo del que cada uno podrá disponer.

Otra forma de representación es añadir en los carriles o swimline de cada miembro (también utilizados para HU, trabajos específicos o de una urgencia determinada) un número que indique la limitación.

Estas opciones pueden ser de utilidad inicialmente pero a medida que se va adquiriendo madurez con estas prácticas es conveniente centrarse más en lo que hay que hacer y no en quién lo hace, más en gestionar el trabajo que en gestionar personas.

Limitar con un número de ítems para todo el equipo

Podrías establecer como límite general un número un poco mayor al número de miembros del equipo e ir bajando progresivamente, fomentando así la colaboración y en terminar ítems antes de abordar otros.

Limitar por Puntos de Historia

Limitar los puntos de historia se puede realizar por columna o por una cantidad total que entre en el sistema. Si tu equipo está haciendo Scrum probablemente incorpore una cantidad de trabajo determinada en cada Sprint medida en puntos de historia, por tanto está limitando el WIP. Agregar a esta forma otras limitaciones puede ser muy útil.

Limitar el número de ítems por columna

Esta práctica es de las más comunes en los equipos. Como todos los flujos suelen tener cuellos de botella en algunas columnas, limitarlas suele ser lo primero en lo que focalizarse para mejorar.

Cómo analizar y representar el WIP

Una forma numérica de ver el impacto que tiene el WIP es con la denominada Ley de Little, cuyo nombre se debe al apellido de su creador. Esta relaciona la entrega, el WIP y el tiempo del proceso completo también llamado Lead Time.

La Ley de Little nos demuestra de forma matemática que cuanto mayor sea el WIP menor será la entrega en el Lead Time.

La representación gráfica del WIP y su impacto a lo largo del proceso puede verse en la métrica CFD.

Consejos para limitar el WIP

• No hay una fórmula mágica para establecerlo, requiere observación, prueba y revisión. Tampoco es un número del que una vez establecido puedas olvidarte. Irá cambiando, dependiendo de tus necesidades, de la urgencia, del número de miembros del equipo, tamaño de los elementos de trabajo…
• El límite perfecto no existe. Emplear demasiado tiempo en encontrarlo es un desperdicio a evitar.
• Aunque puede no ser sencillo inicialmente establecerlo, es aconsejable reflexionar sobre ello, fijarlo y luego subir o bajar según convenga. Si establecemos uno muy alto habrá partes del trabajo que no se estén abordando, reducir el WIP nos ayudaría. Si fuera demasiado bajo las personas quedarán inactivas y podría ser un momento para aumentarlo.
• Por lo general, cuanto más bajo sea mejor pero no demasiado bajo. Si el número fuera uno, y existiera un bloqueo provocaría pararse completamente, por tanto es conveniente que sea mayor que uno.
• En algunos tipos de organizaciones o sectores puede ser conveniente empezar introduciendo límites holgados y posteriormente ir bajándolos.
• No lo fijes de manera unilateral. Intenta implicar al mayor número de partes interesadas. Es un ejercicio de colaboración, transparencia y en momentos de estrés no llegar a abandonarlo.
• Es importante recordar que el objetivo de esta herramienta pretende conseguir un buen flujo y ayudarte a mejorar, no en limitar por limitar.
• Tal y como hemos visto existen varias formas de limitar el WIP, pero no te conformes con solo una; prueba esta, cambia a otra, combínalas…

Conclusión

Limitar el WIP nos ayuda a fomentar la colaboración, evitar la multitarea, eliminar los cuellos de botella, concentrarnos en los impedimentos, mejorar el flujo, reducir desperdicio… ¿Estás dispuesto a renunciar a todos estos beneficios?

• Referencia: Libro Kanban in Action