No te equivoques, esto no va de teletrabajo, va de productividad.

La situación en la que estamos sumidos estos días debido al Coronavirus va a suponer un antes y después en la forma de trabajar de las empresas e incluso en la forma de relacionarnos personalmente.

Pequeños detalles como darnos dos besos o darnos la mano al saludarnos parecen condenados a extinguirse en el futuro en el ámbito laboral.

Esta situación nos va a servir para que las empresas se den cuenta por fin de que el teletrabajo, en muchos puestos, no solo no perjudica la productividad sino que puede llegar a ser beneficioso. Que lo importante es que el trabajo esté hecho y no el horario ni desde dónde lo hagas. Y por qué no, quizá también potencie el hecho de deslocalizar las empresas y descentralizar la actividad fuera de las grandes ciudades.

Te encontrarás estos días mucha información y trucos sobre el teletrabajo, pero debemos darnos cuenta que el teletrabajo es solo un eslabón en una cadena mayor, cuyo objetivo real es la productividad y la conciliación de la vida personal con la profesional. El oro de este siglo ya no son los datos, el oro es el tiempo.

Desde el punto de vista de la productividad, la solución no es hacer por videoconferencia lo que antes eran reuniones presenciales, sino que la solución es ahorrarnos reuniones innecesarias y hacer reuniones más eficaces.

Debemos darnos cuenta de que el problema no está en si las personas trabajan desde su casa o desde la oficina, sino en la forma en que las empresas están organizadas. De esta forma, para que el teletrabajo nos lleve a aumentar la productividad, hay que cambiar muchas otras cosas en las compañías y en las personas.

Por eso no quiero centrar este post en el teletrabajo ni en las herramientas, sino en los hábitos inspirados en mi experiencia personal en Paradigma y en los consejos del libro REMOTE de la gente de Basecamp.

Escribir más y mejor

La vorágine del mundo digital en el que estamos nos está llevando a escribir cada vez peor, y esto es un verdadero drama.

Escribir bien es la clave de la productividad empresarial. Parece de perogrullo, pero frases con sujeto, verbo y predicado, que expresan una idea bien argumentada son la base de la comunicación.

Porque una cosa es tener una idea, y otra muy distinta es saber explicarla a otras personas que no tienen nuestro contexto ni nuestro conocimiento.

Si dejas frases abiertas, muy dependientes de tu contexto personal o sujetas a interpretación, es muy probable que se malinterpreten. Y estos malentendidos son directamente proporcionales a lo casposa que sea tu compañía.

En las reuniones hay gente que tiende a decir lo primero que se le pasa por la cabeza y a no respetar los turnos de palabra. El lenguaje escrito, por el contrario, debe ser un ejercicio más reposado, que requiere pensar y sintetizar primero antes de construir las frases.

La mala comunicación genera más trabajo, y por eso con esto tan simple se podrían minimizar largas cadenas de emails y ahorrar miles de reuniones inútiles. Las reuniones son necesarias, pero deben ser la última opción, no la primera.

Dar más autonomía

Es muy típico en organizaciones jerárquicas que las personas en la parte alta de la pirámide hagan perder mucho tiempo al resto de la compañía.

No se delega la responsabilidad en los equipos, los directivos quieren estar en todas las decisiones y no se transmite la información de manera transparente. Esto supone problemas terribles de comunicación, que se ven agravados por el teletrabajo.

Largas colas en la puerta de los despachos en espera de audiencia, jefes que no asisten a las reuniones o que llegan tarde, que bloquean decisiones que impiden avanzar a un equipo, que te meten en reuniones improvisadas que paran completamente lo que estabas haciendo…

Y no podemos achacar este problema al teletrabajo. Es un problema generado por un modelo de liderazgo antiguo y un modelo de toma de decisiones centralizado, en el que los equipos no tienen responsabilidades claras.

Fomentar la comunicación asíncrona

Es una práctica muy tóxica enviar un email o un chat y esperar una respuesta inmediata.

El teletrabajo no significa estar siempre online y disponible. La necesidad de estar el 100% del tiempo online produce muchas interrupciones, y en ese escenario, las empresas no van a ganar productividad con el teletrabajo.

Las urgencias, las interrupciones son inevitables a veces, pero son producidas por una mala organización, por lo que no se pueden aceptar como algo natural y hay que tomar medidas para minimizarlas.

El “ASAP” (As Soon As Possible) es el veneno de las empresas y redunda en un trabajo mediocre.

Es muy importante reservar tiempo de calidad sin interrupciones, y aún más importante, respetar el tiempo de calidad de los demás.

La comunicación escrita y asíncrona, que no requiere la sincronización de agendas, es, por tanto, fundamental en un entorno de trabajo remoto.

Elegir el canal de comunicación adecuado

¿Chat en tiempo real? ¿Reunión presencial? ¿Videoconferencia? ¿Email? ¿Documento compartido? Es muy importante elegir el canal de comunicación más adecuado en función de tres factores:

• Cantidad y complejidad de la información.
• Urgencia de la respuesta.
• Interrupciones generadas.

Es muy cómodo para uno mismo el hacer una llamada para solucionar una necesidad inmediata que tienes en un determinado momento, pero ¿y la persona que está en el otro lado? Pensamos en nuestra necesidad y no pensamos que una llamada es algo que interrumpe completamente lo que esté haciendo la otra persona.

Si lo que conseguimos con el teletrabajo es aumentar el número de interrupciones en forma de llamada telefónica, no es culpa del teletrabajo, es un síntoma de que tu empresa no está bien organizada y que no estamos respetando el tiempo de los demás.

Todo se resume en: Mensaje adecuado, por el canal adecuado y en el momento adecuado. Pensando en generar el menor impacto posible en lo que esté haciendo la otra persona, cuyo tiempo el tan valioso como el tuyo.

Usar espacios digitales colaborativos

Imagínate trabajando en una empresa en la que cada reto o cada proyecto, ya sea interno o externo, tiene un espacio de trabajo online colaborativo. Se podrían suprimir casi la totalidad de emails internos y muchísimas reuniones.

La información de las conversaciones en reuniones, llamadas telefónicas y chats se evapora. Se autodestruye en la mayoría de los casos segundos después de alcanzar el ojo o el oído del destinatario.

Mientras que lo que queda escrito en estos espacios colaborativos permanece y está actualizado siempre con la última versión. Y no solo está disponible para las personas que están trabajando en ese momento, sino para las que entrarán en el futuro en esa compañía o en ese equipo.

Piensa que cada vez que alguien manda un documento adjunto en un email, o cada vez que se toma una decisión importante en una llamada telefónica que después no queda registrada en ningún lado, Dios mata un gatito.

Crear equipo

Uno de los peligros del teletrabajo prolongado, sobre todo si la empresa no está acostumbrada, puede ser la sensación de aislamiento y la disminución del sentimiento de pertenencia, que puede incidir en la desmotivación.

Aquí es donde el hecho de coincidir presencialmente no tiene rival. Sin embargo, hay muchos mecanismos para poder llevar estas relaciones personales a un entorno remoto como dinámicas de co-creación, reuniones de sincronización diarias, resúmenes semanales, iniciativas como el TGIF (Thank God It's Friday), preguntas automáticas a todos los miembros del equipo del tipo: ¿Qué libro estás leyendo? ¿Qué has aprendido esta semana? Pueden servir para generar conversaciones útiles que nos permitan conocer mejor a nuestros compañeros y mejorar el aislamiento.

Crear tu propia rutina de teletrabajo

Pero no solo tenemos que cambiar cosas en las empresas. A nivel individual tenemos que demostrar que somos lo bastante responsables para realizar nuestro trabajo sin la necesidad de tener un jefe observándonos. Y además tenemos que cambiar algunos hábitos para que el teletrabajo funcione.

Para el que no lo ha experimentado le puede parecer increíble, pero es muy común que trabajando desde casa solos, las personas entremos en una especie de estado de concentración en el que te olvidas del tiempo y el espacio. Te olvidas de los descansos, de la comida, del final de la jornada, etc.

Es importante por tanto generar tu propio entorno para el teletrabajo en casa, construir tus propias rutinas y mantener separado lo que es trabajo de lo que es ocio.

Es recomendable construir un horario que tenga en cuenta tus momentos más productivos y adaptado a tus actividades personales. Intentar respetarlo y no olvidarse de tomar un descanso cada cierto tiempo.

Tu casa está llena de distracciones, por lo que conviene tener un espacio en casa adecuado para trabajar, cómodo y sin interrupciones. Incluso hay gente que mantiene el horario e incluso se viste como si fuera a ir a la oficina, con la intención de crear un estado mental diferente.

En resumen

Debemos ser conscientes que el teletrabajo debe servir a un objetivo mayor que es mejorar la productividad, y que no es solo una cuestión de herramientas que nos sirvan para hacer online lo mismo que hacíamos presencialmente, sino que hay que cambiar ciertos hábitos, tanto en las organizaciones como a nivel personal.

Y parece que esto va para largo, por lo que no debemos esperar a volver a la normalidad para empezar estos cambios. Las empresas deben intentar que la situación les afecte lo menos posible y aprovechar este periodo de trabajo en remoto para demostrar que se pueden sacar adelante los proyectos.