Guía definitiva para crear marcos de trabajo en procesos de transformación Agile.

En el dinámico mundo empresarial de hoy, la agilidad no es solo una ventaja, es una necesidad. Si buscas transformar tu organización y llevarla al siguiente nivel, te dejamos nuestra guía definitiva sobre la creación de marcos de trabajo en procesos de transformación Agile.

En este post encontrarás estrategias prácticas y pasos detallados para implementar marcos de trabajo Agile a través de proyectos piloto. Aprenderás a establecer una sponsorización clara, alinear expectativas en el kickoff, y definir roles, responsabilidades, eventos y artefactos Agile personalizados para tu organización.

A menudo, los procesos de transformación Agile arrancan con proyectos tipo piloto para minimizar la disrupción, prevenir cambios bruscos en la organización y facilitar la experimentación y adaptación.

En tales iniciativas, es esencial la implementación minuciosa de un marco de trabajo para que adopten quienes participen en el piloto. Un diseño cuidado no solo mejora la eficiencia y efectividad del flujo de trabajo, sino que también fomenta un ambiente de colaboración y flexibilidad.

La incorporación de estas prácticas en procesos de transformación Agile sienta las bases para un aprendizaje y adaptación continuos, creando un modelo replicable en toda la organización. Este enfoque promueve un ciclo de mejora continua, alineando los procesos de trabajo con los principios Agile para un escalado organizacional sostenible.

El pilar del cambio: sponsorización clara

La transformación hacia la agilidad requiere no solo de un cambio en los procesos, sino también un cambio en la mentalidad de todas las personas involucradas. Para ello, es imprescindible contar con una sponsorización fuerte y comprometida desde el inicio.

Una sponsorización debe actuar como catalizadora del cambio:

• Proporcionando los recursos necesarios.
• Eliminando obstáculos.
• Asegurando la alineación y el apoyo a todos los niveles de la organización.

Esta claridad es fundamental para mitigar los riesgos y asegurar una transición fluida y exitosa.

Kickoff exitoso: clave para alinear expectativas

Antes de arrancar, es crucial realizar un kickoff que reúna a todos los roles participantes. En este evento, es esencial:

• Clarificar el alcance del proyecto.
• Detallar el cronograma y las actividades planificadas.
• Definir los entregables esperados.

Estos pasos aseguran una base sólida para el éxito, alineando las expectativas de todas las partes involucradas y garantizando que el equipo esté unido y enfocado en los objetivos comunes desde el principio.

Claves para iniciar la creación del marco de trabajo

Los siguientes pasos son esenciales para establecer un marco de trabajo Agile adaptado a la realidad de la organización. Cada uno aporta elementos críticos para el diseño e implementación de un marco de trabajo relevante y adaptado.

1 Contexto e inmersión

Propósito:

Obtener una comprensión holística de la organización para identificar áreas de mejora y entender sus redes de comunicación.

Antes de sumergirse en cualquier cambio, es vital obtener una comprensión completa de la organización. Esto implica analizar el organigrama, no solo desde una perspectiva estructural, sino también considerando las interacciones y procesos informales.

Acciones:

• Realizar entrevistas exhaustivas con los roles actuales para entender responsabilidades, retos y necesidades.
• Buscar la organización informal: identificar influencias no oficiales y dinámicas de equipo que puedan impactar en el marco de trabajo.

2 Objetivos, KPIs y métricas de los pilotos

Propósito:

Asentar las bases para la toma de decisiones del acompañamiento, de forma que las acciones que propongamos vayan encaminadas a resolver las expectativas y necesidades de la organización.

La definición de objetivos claros y medibles aseguran la relevancia y alineación del marco de trabajo con las metas organizacionales. Los objetivos deben ser co-creados con todas las partes interesadas para asegurar su relevancia y alineación con las metas generales de la organización.

Acciones:

• Diseñar y facilitar una sesión de co-creación de objetivos para el acompañamiento. En ella deberían reflejarse las aspiraciones, miedos, riesgos y bloqueos de toda la red de personas que será partícipe o se verá impactada por el proceso de transformación.
• Establecer KPIs y métricas que reflejen resultados esperados, calidad del proceso y grado de adopción del marco Agile.
• Implementar protocolos de seguimiento y revisión periódicos para evaluar el progreso y ajustar acciones.

3 Definición de roles y responsabilidades

Propósito:

Asegurar la claridad y cobertura completa de las necesidades del proyecto piloto, evitando superposición de tareas.

La transición a un marco de trabajo Agile significa redefinir roles y responsabilidades existentes en la organización. Posiblemente sea necesario crear además nuevos roles ad hoc para solventar problemas detectados durante la definición del value stream.

Acciones:

• Realizar talleres colaborativos para definir roles que reflejen las necesidades del proyecto y la organización. Se recomienda incluir en esta actividad la lectura y comprensión de los roles y responsabilidades propios de un marco de trabajo Agile. De esta forma, quienes los vayan a asumir verán cómo encajan en su posición actual y qué skills deberán aprender o potenciar en la nueva organización.
• Asegurar claridad en la definición de responsabilidades para evitar superposiciones o “retrabajo” y asegurar eficiencia.

4 Definición de eventos y artefactos

Propósito:

Asegurar que el flujo de trabajo que estamos diseñando se adapta a las necesidades específicas de la organización y que mantiene al equipo alineado y enfocado.

Necesitaremos personalizar los eventos y artefactos del nuevo marco de trabajo Agile a las necesidades específicas de la organización.

Acciones:

• Seleccionar los eventos Agile básicos que mejor se ajusten al equipo (dailys, sprint reviews, sprint plannings, retrospectivas).
• Identificar aquellas necesidades que no tienen cabida en los eventos básicos, y definir nuevos eventos y artefactos que encajen en el marco de trabajo.
• Crear o adaptar artefactos (tableros Kanban, backlogs de producto) para apoyar estos procesos.

5 Presentación del marco de trabajo para el arranque

Propósito:

Obtener el compromiso de todos los equipos involucrados y asegurar la comprensión del marco de trabajo para iniciar su adopción.

Una vez diseñado, es crucial presentarlo de manera integral a participantes y stakeholders. Este momento marca un hito importante en el proceso de acompañamiento: la formalización del arranque y el inicio de la fase de ejecución del marco.

Acciones:

• Realizar presentaciones interactivas, dejando espacio para preguntas y aclaraciones.
• Documentar aportes valiosos durante debates para integrarlos en futuros planes de acción.

Consideraciones finales para una implementación exitosa

Con estos fundamentos establecidos, el marco de trabajo está preparado para ponerse en marcha. Hay que tener en cuenta que, para una implementación efectiva y un escalado exitoso, se requiere de un liderazgo Agile. Quien o quienes asuman este liderazgo deben tener la capacidad de guiar, formar y realizar ajustes controlados con los equipos. La adaptabilidad, la retroalimentación continua y la mejora constante son claves en esta nueva fase, asegurando que la transformación fluya y se ajuste a las necesidades cambiantes de la organización.

Siguiendo los pasos que detalla esta guía, las organizaciones pueden establecer las bases para un cambio sostenible, alineando a sus equipos con una visión compartida de agilidad y excelencia operativa.

¿Necesitas iniciar tu transformación Agile? Comparte esta guía con tu equipo y empieza hoy mismo.