¿Cómo sacar el máximo partido a tus reuniones en remoto?

Ya sea debido a que trabajamos desde casa o porque trabajamos en nuestras oficinas con equipos deslocalizados las reuniones en remoto son cada vez más habituales en nuestro día a día. Las videoconferencias, entre otras ventajas, nos permiten mantener una conversación con gente que se encuentra a cientos o miles de kilómetros de distancia. Junto a estas ventajas han aparecido nuevos retos que debemos afrontar, como la sensación de estar saltando de una reunión en remoto a otra. Por eso, en este post quiero compartir mis experiencias y buenas prácticas para conseguir sacar el máximo partido a tus reuniones en remoto.

Puedes encontrar en este blog un post en el que mi compañero Gabriel Salafranca da una serie de consejos y buenas prácticas a la hora de realizar reuniones presenciales. Todos esos consejos son también válidos para las reuniones en remoto. Por ese motivo, aquí quería centrarme en las características propias de las videoconferencias y compartir mi experiencia y consejos. Así que si quieres sacarle el máximo partido a este tipo de reuniones no te pierdas ninguno de estos tips.

1 Pon la cámara

El primer consejo es sencillo de aplicar: acostúmbrate a poner la cámara. Tras mucho tiempo trabajando con equipos en remoto me he dado cuenta que tener la cámara encendida mejora la atención y la implicación en la reunión. Esto supone que la reunión es más efectiva al conseguir que todo el mundo esté atento a la misma. Si todo esto fuera poco, además, vernos las caras mejora la empatía y la sensación de equipo. Sin embargo, no encender la cámara (y, en consecuencia, no vernos) elimina la comunicación no verbal de la ecuación, lo que empeora considerablemente la comunicación.

Eso sí, antes de encender la cámara vigila que tu entorno sea el adecuado. Igual que mantenemos nuestro escritorio ordenado, mantén lo que enfoca la cámara en el mismo estado. Esto evitará las distracciones y mantendrá el foco en lo que dices, no en lo que te rodea. Y, si no podemos garantizar estar en el entorno más perfecto durante la reunión, te recomiendo que coloques un fondo (la mayoría de las herramientas de videollamada ya lo implementan). De esta forma, podrás colocar una imagen que elimine de la vista todo lo que no deseas mostrar.

2 Una sola cosa a la vez

Otro punto importante es permanecer atento a la reunión. Esto es igualmente aplicable a las reuniones presenciales, pero el remoto facilita sobremanera estar distraído.

Seguro que reconoces el patrón: me conecto a una reunión y durante la misma me pongo a hacer otra cosa. Personalmente, me considero incapaz de estar realmente atento a una reunión mientras hago otras cosas: termino una presentación, leo un informe o, peor aún, reviso mi móvil o mi correo electrónico. Hacer esto hace que la reunión sea improductiva y, en ocasiones, obliga a repetir partes de la misma. En el peor de los casos, incluso, puede que algo importante haya sido pasado por alto o cierta información necesaria no haya sido escuchada. Si te ves en esta situación, primero pregúntate: “¿Es necesario que esté en esta reunión?” Si la respuesta es no, mi consejo es que no acudas. Pero, si por el contrario, consideras que sí debéis asistir, debes estar atento a la misma y evitar hacer cualquier otra cosa con el ordenador o con el móvil.

Otro punto a tener en cuenta es que si en las reuniones físicas es bueno que exista un facilitador, en las reuniones en remoto es casi imprescindible. Esta persona tendrá que estar atenta a que el objetivo de la reunión se esté cumpliendo y permitir que todas las personas se expresen libremente. Además, tendrá que motivar a que todos participen, por ejemplo, lanzando preguntas abiertas o enfocando la atención sobre una persona que no está participando.

3 Cuida la agenda de la reunión

Por otro lado, posiblemente, por no tener limitaciones físicas como la reserva de sala, se está convirtiendo en una rutina convocar una sola reunión larga en la que se invita a mucha gente y se tratan varios temas. En este caso, la agenda es imprescindible para que las personas se conecten solo a la parte que les es relevante. Aunque realmente mi recomendación es: crea varias reuniones e invita a cada una solo a las personas necesarias. El coste de crear reuniones es cero, pero el beneficio de tener solo a las personas necesarias centradas en los temas a tratar es incalculable.

Además, hay que tener presente a quién se convoca. “¿Realmente es necesario convocar a esa persona a la reunión? ¿Va a aportar algo?”. Últimamente, parece que se han puesto de moda reuniones en las que hay decenas de personas conectadas, al no necesitar espacio físico para la reunión, parece que la máxima es “cuantos más, mejor”. Cuando veo esto siempre me pregunto qué pasaría si la reunión fuera física. ¿Tendríamos que alquilar un campo de fútbol para tenerla? Es probable que, en ese caso, decidiéramos reducir el número de personas que están invitadas a la reunión. Y, si lo hacemos en físico, ¿por qué no en remoto?

Las reuniones con mucha gente son altamente improductivas. Al haber tantas invitados, algunos de ellos se pueden llegar a esconder entre la multitud (cosa que no pasaría si el número de personas fuera más reducido) y, en el peor caso, la persona que se esconde sea quien más valor aportase a una reunión. Por ejemplo, piensa en una review con 40 stakeholders conectados, ¿realmente los 40 van a dar su feedback? Lo más probables es que no lo dé ninguno, ya que al haber tantas personas ninguna se responsabiliza directamente de hacerlo. Además, piensa que al convocar a una persona a tu reunión le privas de un tiempo que podría estar usando en otras tareas o, incluso, en otras reuniones.

4 Uso de herramientas digitales

Hoy en día existen muchas herramientas digitales que nos facilitan nuestras reuniones en remoto, para videoconferencia tenemos una gran variedad como son Zoom, Hangout o Teams, y si queremos una herramienta de trabajo colaborativo Miro puede ser la solución. En este enlace puedes consultar una infografía que te ayudará a elegir la más adecuada.

Sea cual sea la herramienta elegida, hay que asegurarse de que todas las personas tienen acceso a ella (alguna vez me he encontrado con algún cortafuegos jugándome una mala pasada). Además, en caso de necesitar registrarse, es deseable que todas las personas tengan usuario antes de iniciar la reunión para no dedicar tiempo a eso al inicio de la misma. Para asegurarme, suelo mandar un enlace a la herramienta en la convocatoria y pocos días antes de la reunión un recordatorio para que la gente compruebe que puede acceder a la herramienta.

5 Usa el canal adecuado

Otro de los comentarios que escuchamos mucho cuando hablamos de reuniones en remoto es que tenemos la sensación de estar todo el día reunidos. Debido a la sencillez de convocarlas hay muchos asuntos que se podrían tratar de otra forma pero decidimos convocar una reunión. Antes de hacerlo, sería conveniente que nos planteáramos si es posible conseguir el mismo objetivo de otra forma, por ejemplo, mandando un correo o iniciando un chat con la persona o personas involucradas.

La reunión debería ser la última opción ya que exige que todas las personas tengan que estar disponibles a la vez y su coste es muy elevado. Una de las ventajas del mundo digital es la posibilidad de mantener conversaciones en asíncrono en donde cada interviniente puede aportar cuando sea su mejor momento o cuando haya recabado la información necesaria. Por ejemplo, en muchos casos, grabo videos con explicaciones o comentarios, de esta forma no necesito que todas las personas estén disponibles a la vez y el video puede ser consultado en cualquier momento.

Otra técnica que suelo usar a menudo es no encadenar reuniones. Cuando es posible, suelo dejar al menos 15 minutos entre una reunión y otra. Con esto consigo tener al menos 15 minutos para hacer un cambio de contexto eficaz e incluso poder realizar alguna tarea sencilla cómo revisar el correo. Además, me aseguro de que los asistentes a la reunión, en caso de tener otra reunión previa, dispongan de esos 15 minutos de margen.

6 Respeta el horario

Posiblemente, debido a la posibilidad de conectarse desde cualquier lugar, en algunas ocasiones las reuniones en remoto se extienden más allá del horario de trabajo. Obviamente, hay casos en los que no hay más remedio (por ejemplo, cuando trabajas con gente con franjas horarias muy distintas). Cuando me he visto en esta situación lo primero que he hecho es asegurarme de que no hay otra alternativa en vez de mantener la videollamada. En caso de que así sea, lo siguiente es comunicar abiertamente que existe esa dificultad a la hora de establecer el horario de la reunión y buscar un horario con el que la mayoría nos encontremos conformes. De esta forma, conseguimos empatía entre todos los asistentes lo que facilita que la reunión sea más efectiva.

Si no es por estos casos excepcionales, las reuniones se deberían circunscribir al horario de trabajo. En muchas ocasiones, he tenido que asistir a reuniones mientras alguno de los integrantes está conduciendo o realizando alguna otra tarea. Por un lado, esa persona es posible que se sienta molesta al ver cómo el horario de trabajo interfiere con el tiempo dedicado a su familia u ocio impidiendo una correcta conciliación. Por otro lado, lo más probable es que esa persona que está conduciendo o esperando a que salgan sus hijos del colegio no esté al 100% en la reunión.

En mi caso, intento paliar esta situación teniendo mi calendario completamente actualizado e indicando abiertamente cuándo empieza mi jornada laboral, cuándo termina e incluso qué momentos tengo reservados para comer o si en algún caso tengo algún trámite que debo hacer dentro del horario laboral. Obviamente, en algún momento no queda más remedio que mantener esa reunión fuera de tu horario, pero debería ser la excepción y no la norma.

7 No pierdas las buenas costumbres

En muchas ocasiones, he visto como en una videoconferencia la mayoría de las personas que estamos en ella no nos conocemos y no realizamos las presentaciones adecuadas. Incluso me ha pasado a mí: iniciar una reunión y no presentarme.

Al estar en remoto es mucho más importante realizar las presentaciones oportunas ya que perdemos el contexto de quien viene con quién y toda la información visual que en una sala nos puede indicar quién es cada persona y cuál es su rol en la reunión.

Durante la reunión, habrá momentos en que la gente se solape hablando (esto pasa también en las reuniones físicas). Si esto sucede, lo ideal es que alguna de las personas se haga con el control de la conversación de forma educada. Piénsalo, no es tan distinto a lo que pasa en una reunión presencial. Además, una vez esta persona haya terminado su exposición hay que asegurarse de que las personas que hayan intentado hablar tengan la opción de hacerlo.

Videollamadas más eficaces

Para terminar os quería dejar una última reflexión: las videoconferencias tienen muchas ventajas que nos facilitan nuestro día a día. A su vez han traído una serie de retos que tenemos que saber afrontar para conseguir mantener la efectividad en nuestro trabajo.

Estoy convencido de que si tienes en cuenta todos estos consejos tus videollamadas serán más eficaces y tu día a día en remoto mejorará.

¿Tienes algún otro consejo u opinión sobre este tema? Te animo a que dejes tu comentario para que podamos debatirlo juntos.