Consejos para hacer dinámicas de co-creación en remoto.

Las dinámicas de co-creación son una herramienta excepcional de trabajo. Permiten obtener resultados mucho más completos y creativos en espacios de tiempo muy cortos basándose, entre otras cosas, en juntar en la misma sala a distintos perfiles para resolver un problema.

Sin embargo, estos últimos días, eso de juntarse en la misma sala está un poco más difícil que de costumbre incluso no está recomendado. Ante esta situación sabemos que tenemos que cambiar nuestra forma de trabajar. Pero, ¿tenemos que renunciar a las dinámicas?, ¿o se pueden hacer dinámicas en remoto?

Después de muchos proyectos a cuestas donde no siempre estaban las personas disponibles no sólo en la misma oficina, sino en la misma ciudad, no me queda otra que defender que sí se puede. Pero es verdad que para que sean igual de efectivas hay que cambiar algunas cosas.

Diseña la dinámica teniendo en cuenta el canal

Cuando elegimos o diseñamos a medida una dinámica de co-creación tenemos en cuenta muchos factores: el objetivo que queremos obtener, los asistentes, materiales, disposición de la sala. Si vamos a trabajar en remoto también tenemos que tenerlo en cuenta y diseñar el ejercicio y los materiales de forma que sea más sencilla la contribución.

Lo que menos recomiendo es ir con un mural en blanco e intentar llenarlo de forma colaborativa, me parece mucho más difícil de gestionar. Por ejemplo, si vamos a hacer sesiones tipo Mapa de historias de usuario, Customer Journey, Business Journey, etc., previamente recogería información para llevar un mural pre-relleno que sirva de guía de la sesión y durante la dinámica validarlo, completarlo, etc.

Hay veces en las que esto no es posible, para esas sesiones sí que llevaría un canvas más acotado o trabajaría con cuadernillos. En estos casos, compartiría el material previamente para que todo el mundo tenga su copia y se visualice en pantalla lo que se va generando en la sesión.

Normalmente cuando hacemos sesiones de co-creación les decimos que lo único que tienen que preparar es llevar su mente abierta y su conocimiento. Sin embargo, cuando trabajamos en remoto puede ser muy útil “poner deberes” a los asistentes antes de la sesión. Por ejemplo, que los cuadernillos los traigan completos a la sesión y utilicemos esta de puesta en común. También podemos lanzar retos una semana antes, por ejemplo, que durante una semana identifiquen situaciones relacionadas con algo para sintetizar todo ese trabajo previo y llevarlo de input a la sesión. O poner deberes en el sentido más estricto, por ejemplo, prepara un listado de aplicaciones que maneje tu área.

Pero no subestiméis que todo esto lleva bastante trabajo previo más, tanto nuestro de preparación de materiales, búsqueda y síntesis de información como también de nuestros clientes.

Elige la herramienta adecuada

Al igual que necesitamos preparar la sala para este tipo de sesiones cuando es presencial, también tenemos que elegir “nuestra sala virtual”. Teniendo en cuenta la dinámica que hayamos diseñado elegiremos lo que más se ajuste, que puede ser una videollamada al uso (con herramientas tipo Hangout, Teams, Webex, etc.) o necesitar documentos, fichas o cuadernillos colaborativos(Google Drive) o paneles colaborativos (Miro.com, Conceptboard, Google Draw).

Es esencial pactar antes con nuestro cliente qué herramienta vamos a usar y hacer alguna prueba para validar que todos tenemos acceso y evitar problemas del directo.

Calendariza con cabeza

Ya hemos visto que el trabajo con dinámicas en remoto va a llevar más tiempo en la preparación de los materiales, que va a ser mucho más común que enviemos trabajo a los asistentes por tanto no es realista pensar que podemos hacer dos dinámicas seguidas, ni siquiera separadas por un día. Hay que dejar varios días en medio para que estas sean exitosas y no frustren a moderador y asistentes.

Ajusta bien los participantes

Que una persona lidere una sesión presencial con 20 personas no es sencillo y cuando el número aumenta solemos añadir más figuras de moderación. Esto en remoto no se puede hacer, puesto que va a haber una única conversación. Por eso, intentaría escoger bien a los participantes, formar un equipo multidisciplinar que pueda aportar distintos puntos de vista y que incluya personas con capacidad de decisión, pero intenta que no supere las 10 personas.

Sé mucho más moderador

En una dinámica en remoto no podemos permitirnos conversaciones paralelas y es mucho más común que haya malesentendidos. Por eso, como moderador de la sesión podemos hacer varias cosas para que todo vaya bien:

• Explica muy bien las reglas del juego, lo que se va a hacer, de forma global y en cada fase, con ejemplos incluídos si es posible. Enviarselo a los asistentes puede ser muy útil puesto que sólo tenemos una pantalla para compartir.
• Crea una escaleta de la sesión y esfuérzate en cumplirla.
• Modera más que nunca los turnos de palabra.

Conclusión

Trabajar con dinámicas es útil y productivo y también puede serlo en remoto. Además, realizar las dinámicas en remoto tiene más ventajas de las que pensamos:

• Nos obliga a ser más ordenados en la reunión, respetar los turnos de palabra, no se pueden mantener conversaciones paralelas..
• Hay menos distracciones e interrupciones.
• Hay que preparar todos los materiales en formato digital, por lo que ahorra mucho trabajo a la hora de realizar los entregables. Ya no hay que preparar materiales físicos y luego digitalizarlos

Sin embargo, lleva un esfuerzo adicional. Aquí van una serie de consejos para que vayan mucho mejor pero seguro que hay más cosas a tener en cuenta. Si tienes algún consejo más, no dudes en dejarlo en los comentarios.