Co-creando la matriz de habilidades de la comunidad de agilistas.

Hace unos meses iniciamos un camino conjunto en la comunidad agile de Paradigma. Queríamos definir y establecer la matriz de habilidades que un agilista necesita para realizar de forma satisfactoria y eficiente su labor. Esta necesidad surgió en la última retrospectiva realizada a nivel de comunidad, con el objetivo principal de analizar las habilidades y capacidades requeridas que debe tener un agilista, y de esta forma mejorar el nivel de la comunidad. Esta matriz, aparte de alcanzar dicho objetivo, nos va a permitir identificar gaps internos, es decir, qué habilidades o competencias requieren de un esfuerzo para ser cubiertas, así como compartir conocimiento y poder empezar a generar esa dinámica de formación.

Reto de co-creación

Al ser una comunidad muy grande suponía un gran esfuerzo dar voz a todos y fomentar el sentimiento de participación y pertenencia en la construcción de la matriz.

Nos pusimos manos a la obra y rápidamente vimos que sería complicado crearla teniendo en cuenta a todos los agilistas de Paradigma. ¿Cómo podríamos hacerlo? Nos encontrábamos ante un reto de coordinación e implicación de una comunidad grande, con mucho personal deslocalizado, parte de la comunidad trabajando en cliente y con diferentes horarios. El uso de herramientas de comunicación y trabajo online se convirtió en indispensable y necesario para alcanzar el éxito.

En nuestro caso nos apoyamos en Slack y Google Drive. Slack nos permite tener una comunicación fluida y un canal dedicado para trabajar en este proyecto, y Drive nos ofrece el poder trabajar con Sheets para tener la información de la matriz actualizada y accesible en todo momento. También fue necesario definir y planificar con antelación una serie de reuniones a lo largo de esos meses para poder ajustar la matriz y obtener la mayor participación posible de la comunidad.

Proceso de construcción

Comenzamos planteando una primera fase de divergencia. Durante un par de semanas recibimos feedback de los distintos agilistas. Trabajamos online con un documento compartido en el que cada uno identificaba qué habilidades son requeridas para hacer nuestra labor con un alto desempeño. En esta fase de brainstorming surgieron cerca de 60 habilidades, destacando una alta participación de la comunidad.

Pasadas estas dos semanas reunimos a un amplio número de participantes de manera física y online con el objetivo de dar forma a la primera versión de la matriz. Mediante un ejercicio de priorización y creatividad cuestionamos las habilidades propuestas con el objetivo de centrarnos en aquellas esenciales para efectuar nuestro trabajo con desempeño y efectividad. Esto nos llevó a una lista de 30 habilidades. Este proceso de análisis, acompañado de criticidad, nos ha permitido cuestionarnos cuáles son esos conocimientos y habilidades en los que debemos poner foco.

¿Qué contiene la matriz de habilidades?

La primera iteración nos sirvió también para dividir las habilidades en dos grupos.

Por un lado, creamos el conjunto de capacidades técnicas o académicas, también conocidas como hard skills, imprescindibles para el desarrollo de un agilista. Algunas de ellas son:

• Conocimientos del framework de Scrum o del método Kanban, indispensables en nuestro día a día.
• También destacamos la importancia de tener sólidos conocimientos en el tema de visualización y métricas: conocer diferentes métricas que ayuden al equipo y a negocio a tomar decisiones, así como el acercamiento empírico para medir el valor que se entrega a los clientes y los medios por los que se hace esa entrega de valor.
• Así como en inception, best practices de desarrollo, gestión y visión del roadmap: técnicas de gestión de productos Agile para poder ayudar al Product Owner y maximizar el valor del producto.
• Diseño organizacional: conocer diferentes herramientas, teorías y técnicas alternativas de organización para conocer las empresas con las que trabajamos y ayudarles de la mejor manera posible.
• Contratos ágiles: conocimientos sobre tipos de contratos comerciales, cuales aplicamos y cómo estos pueden determinar el contexto sobre el que se pretende trabajar en Agile.
• En el caso de escalado, hicimos una distinción marcos de escalado como SAFe y LESS, con respecto a Nexus, motivada en nuestro caso por el tipo de proyectos desarrollados en Paradigma, en los que Nexus tiene una dominancia mayor.

El otro conjunto de habilidades son las blandas o transversales, las llamadas soft skills, igualmente importantes para el agilista de Paradigma, para que pueda desarrollar sus otras funciones más relacionadas con la empatía, la comunicación o el mentoring. Algunas de las recogidas en nuestra matriz son:

• Comunicación No Violenta: conocer y utilizar un método de comunicación directo y eficaz que genera empatía.
• Nivel de interlocución: ser capaz de comunicarse a diferentes niveles (equipo, cliente, o dirección) de forma efectiva y adecuada en cada uno de ellos.
• Feedback: saber dar feedback de una manera objetiva y constructiva.
• Mentoring (motivación al desarrollo profesional): motivar al equipo para que tiendan a la excelencia.
• Liderazgo e iniciativa: desarrollar habilidades de liderazgo, aprender a delegar, generar motivación e inspirar. Entender los diferentes perfiles para saber cuál aplicar dependiendo de la situación.

Actualización, evolución y visualización de la matriz

Una vez creada la matriz lo siguiente fue completarla por cada uno de los agilistas de Paradigma. Cada uno identificaba su valor en cada una de ellas, así como el nivel que quiere llegar a tener en las mismas. Este proceso se hizo en forma de autoevaluación, en la que para poder ayudarnos a establecer estos valores usamos la comparación con el nivel especificado por el resto de los agilistas.

Tras dos semanas para rellenarla, pasamos a fijar el periodo para la revisión de la matriz. Se determinó que la actualización de la matriz se hará en cada trimestre de forma personal por cada uno de los agilistas. En cada inspección y adaptación que hacemos de la matriz se valora también si aplican nuevas capacidades que debamos tener debido a nuevos proyectos o necesidades del mercado.

Durante este Q, cada uno de nosotros elige, de forma independiente, dos habilidades sobre las que quiere enfocarse. De esta forma creamos un plan de mejora personal para cada uno de nosotros que nos ayuda a crecer y progresar dentro de Paradigma, ofreciendo una mejor versión de nosotros mismos. Esta demanda a nivel comunidad nos beneficia a la hora de identificar cuáles son las habilidades más demandadas y poder crear formaciones de cara a ese trimestre y potenciar las habilidades de cada uno de nosotros.

Para la visualización de la matriz hemos desarrollado un dashboard en Google Data Studio, que nos permite fomentar la transparencia y tener un punto de datos objetivos para la inspección y adaptación; en palabras de mi compañera Fátima.

La matriz de habilidades es una herramienta viva que potencia nuestra profesionalización y puede ser usada tanto a nivel interno como externo, ya sea para cubrir puestos para un proyecto en específico, mejorar el nivel de competencia tanto individual como colectiva o para baremar el proceso de selección de nuevos compañeros. Se puede convertir en un producto para empresas extensible a cualquier tipo de perfil.

Aprendizajes

• La co-creación de la matriz permite alinear expectativas y necesidades de todos los agilistas de la comunidad. Tener un acceso sencillo y visual a la herramienta permite utilizarla de forma más efectiva y fomentar la participación y uso de la comunidad, así como facilitar que cada uno pueda ver en qué puede mejorar o a quién solicitar ayuda.
• Periódicamente hay que revisar esta matriz, actualizar el estado de la misma y valorar si las habilidades necesitan ser actualizadas según la demanda o necesidad que se cree. Es importante, y nos hemos dado cuenta, que esta actividad no debe quedar delegada en una persona, sino a nivel de comunidad ya que es una herramienta de todos, y de forma rotatoria tendrá una persona que coordine su mantenimiento en cada Q.
• Es un importante plan de mejora personal para cada uno de nosotros, donde nos permite identificar nuestras debilidades así como identificar sinergias con nuestros compañeros, aprendiendo unos de otros, redistribuyendo el talento de todos.
• A nivel comunidad, esta matriz nos permite tener una visión de todas las capacidades disponibles y áreas de de mejora. De esta forma se pueden crear formaciones para cubrir estos puntos, mejorar el nivel de la comunidad y la competencia

Conclusiones

Este proceso de co-creación nos ha permitido ampliar los objetivos de nuestra matriz de habilidades planteados inicialmente. Con ella ahora podemos profesionalizar la figura del agilista dentro de Paradigma, establecer unos estándares de calidad para llevar a cabo nuestro trabajo, así como poder encontrar compañeros que nos puedan echar una mano en un momento dado para seguir ampliando nuestro conocimiento sobre una habilidad en concreto.

El uso de herramientas online ha facilitado el acceso y consulta y mantenimiento de la misma, así como la alta participación de la comunidad. La gestión de la visualización a partir del dashboard ha sido otro elemento de éxito.

Ahora es vital un mantenimiento activo de la herramienta para hacerla indispensable tanto a nivel interno como externo, como ya se ha comentado, y seguir mejorando la visualización de la misma así como el uso por parte de la comunidad de agilistas.