Aplica las 5S en tu entorno de trabajo.

Son muchas y muy variadas las definiciones de éxito en el mundo empresarial y la búsqueda de eficiencia y eficacia para alcanzarlo es una práctica común y extendida. Sin embargo, en muchas ocasiones las empresas se encuentran con obstáculos en su camino que les impiden lograr este objetivo.

¿Quién no escucha en los pasillos de su oficina que tal proceso es caótico o que cuál compañero tiene su escritorio hecho unos zorros? Pues bien, estos son solo dos ejemplos de desorden y falta de organización, simplicidad y estandarización.

Estos términos los podríamos aplicar a cualquier otro ámbito de nuestra vida, tanto laboral como personal, y os animo a que exploréis conmigo cómo las 5S nos pueden ayudar a tener un escritorio más ordenado o (spoiler) a cómo gestionar mejor el correo electrónico que recibimos.

Origen e importancia de las 5S

¿Y qué son las 5S? Son un conjunto de técnicas que nos permiten disponer de cierto orden en el espacio de trabajo. Mediante normas de comunicación y procedimientos, las 5S centran sus esfuerzos en promover la colaboración entre el equipo y así reducir el estrés laboral. Incluso las empresas mejoran su competitividad en el mercado al concentrarse en aquellas tareas prioritarias y que realmente aportan valor, eliminando el desperdicio y optimizando sus procesos.

Este marco se desarrolló en la tierra del sol naciente para el Sistema de Producción de Toyota (TPS). En sus procesos de manufacturación, la empresa nipona buscó cómo desmarcarse de la competencia y mejorar la calidad y eficiencia de sus procesos. Y tal fue el éxito que pronto se convirtió en un componente esencial de TPS.

Influencia cultural y filosófica

Además, las 5S reflejan mucho de la filosofía de trabajo japonesa y de su concepto de mejora continua (kaizen). Los equipos deben sentir que siempre hay espacio de mejora tanto a nivel individual como colectivo, haciéndoles partícipes de dicho proceso y en todos los ámbitos.

Y, por supuesto, en las 5S se enfatiza la cultura del orden de la cultura de Japón. Orden y limpieza son la base para la eficiencia y la calidad.

¿Cuáles son las 5S?

Las 5S son una metodología de gestión dividida en cinco pasos fundamentales para optimizar el entorno de trabajo y mejorar la eficiencia operativa:

1. Clasificar (Seiri). Este primer paso consiste en identificar y eliminar todo lo que no es necesario o útil en el entorno de trabajo. Se trata de deshacerse del exceso y mantener solo lo esencial para las operaciones diarias.
2. Ordenar (Seiton). Una vez que se ha realizado la clasificación, es importante organizar los elementos restantes de manera lógica y accesible. Esto incluye asignar ubicaciones específicas para cada elemento y establecer un sistema que facilite su localización.
3. Limpiar (Seiso). Mantener el espacio de trabajo limpio y ordenado es esencial para garantizar un entorno de trabajo seguro y eficiente. Este paso implica realizar limpiezas regulares para eliminar el polvo, la suciedad y otros residuos que puedan acumularse.
4. Estandarizar (Seiketsu). Una vez que se han establecido los tres primeros pasos, es importante asegurarse de que se conviertan en prácticas habituales dentro de la organización. Esto implica establecer procedimientos claros y estándares de trabajo que sean seguidos por todas las personas del equipo.
5. Sostener (Shitsuke). El último paso de las 5S consiste en mantener y mejorar continuamente los estándares establecidos. Esto requiere un compromiso a largo plazo por parte de todas las personas del equipo para garantizar que se cumplan las normas establecidas y se busquen constantemente formas de mejorar.

Ejemplo de aplicación: correo electrónico

La gestión del correo electrónico es una tarea diaria y crucial en cualquier entorno laboral moderno. Sin embargo, la bandeja de entrada puede convertirse rápidamente en un desorden abrumador. Aquí es donde podemos aplicar las 5S.
Desde que conozco esta técnica, he implementado mejoras en cada una de las ‘s’:

1 Clasificar (Sort - Seiri)

En Paradigma usamos la Suite de Google y en concreto,Gmail como herramienta de gestión de nuestro correo electrónico. A la hora de clasificarlos, yo empleo las opciones de filtrado que tiene. Por ejemplo, entre mis reglas destacan las siguientes:

• Para comunicaciones internas de la empresa.
• Correo de proyectos antiguos en los que ya no participo.

De esta forma me concentro en aquellos correos que requieren más atención.

Sin embargo, como no puedo categorizar de forma automática todos los correos, lo que hago es simple: archivo inmediatamente todo correo que tiene información relevante y que quiero conservar y en caso contrario lo elimino, evitando así el desorden en mi bandeja de entrada.

2 Poner en orden (Set-in order - Seiton)

Todo correo electrónico tiene su lugar, pero no siempre puedo filtrarlos, archivarlos o eliminarlos inmediatamente. Los correos que requieren mi atención permanecen en mi bandeja de entrada. Sigo dos estrategias para ordenarlos: etiquetado por importancia y por tipología.

• Importancia: etiqueto los correos como “Urgentes”, “Pendiente” o “Información” al revisar mi bandeja de entrada. Mi bandeja está organizada en varios carriles, donde los correos se añaden automáticamente según su etiqueta de importancia.
• Tipología: etiqueto los correos según el proyecto y el tema: despliegue a producción, estimación, iniciativas, etc. Esto me ayuda a saber dónde archivarlos una vez atendido.

3 Limpiar (Shine - Seiso)

Al finalizar la semana, dedico tiempo a limpiar mi bandeja de entrada. Aprovecho para añadir nuevos filtros o modificar los existentes, evitando que correos no deseados vuelvan a entrar.

De manera diaria, y cada dos horas, reviso y respondo correos previamente etiquetados que requieren mi atención. Los correos que necesitan una acción futura más elaborada los marco como pendientes y creo una tarea para atenderlos más adelante. Por ejemplo, correos que requieren una respuesta en una sesión online con varios individuos pueden archivarse para ser tratados en la preparación de dicha sesión.

Elimino los correos electrónicos no deseados, respondo a los mensajes pendientes y archivo los correos que ya no necesito en mi bandeja de entrada principal.

4 Estandarizar (Seiketsu)

La estandarización suele implicar la creación de un manual de procedimientos pero esto sería si hubiera una serie de “reglas de juego” establecidas dentro de la empresa.

En mi caso, yo lo que dedico es tiempo a crear plantillas para correos electrónicos tipo. Por ejemplo, todos mis emails tienen un saludo y una despedida ya establecidos.
Un caso muy particular en mi proyecto es solicitar aprobación presupuestaria para nuevos desarrollos. Esos correos están aplantillados y siempre tienen la misma estructura, están estandarizados.

5 Sostener (Shitsuke)

No por ser la última ‘S’ es la menos importante. En mi caso, suelo dedicar la última hora de los viernes a revisar aquellos correos que han “escapado” de mis filtros y que son candidatos a crear nuevos, categorizar como importantes o filtrarlos como spam, por ejemplo.

Otras aplicaciones en Lean IT

Además del correo electrónico, las 5S pueden aplicarse en otros aspectos de Lean IT, como el almacenamiento de datos, la automatización de procesos o la gestión de tickets. Sin profundizar en estos ejemplos, sí que me gustaría compartir cómo se podría aplicar a la gestión de tickets:

• Clasificar (Seiri). Identificar y eliminar tickets duplicados o irrelevantes para que el equipo se enfoque en resolver los problemas más críticos primero.
• Ordenar (Seiton). Etiquetar los tickets según su categoría, como "Bugs", "Mejoras" y "Soporte" para facilitar su asignación y resolución.
• Limpiar (Seiso). Realizar limpiezas periódicas del sistema de tickets, archivando los resueltos y eliminando los innecesarios para mantener un sistema claro y manejable.
• Estandarizar (Seiketsu). Establecer procedimientos claros para la gestión de tickets, asegurando que todas las personas del equipo sigan los mismos estándares.
• Sostener (Shitsuke). Realizar auditorías regulares del sistema de tickets para asegurar el cumplimiento de las prácticas establecidas y buscar mejoras continuas.

Cómo las 5S pueden ayudarte en tu trabajo de IT

La implementación de las 5S en tu trabajo IT conlleva muchos beneficios como:

1. Mejorar de la eficiencia: al tener clasificación y orden, se reduce el tiempo perdido. Por ejemplo, a la hora de localizar un correo archivado.
2. Incrementar la seguridad: un entorno limpio y ordenado reduce los riesgos de accidentes. Esto es, eliminar correos innecesarios sin miedo a hacerlo.
3. Aumentar la productividad: gracias a las 5S nos podemos centrar en las tareas principales que aportan valor. Así puedo poner foco en los correos que necesitan contestarse de forma casi inmediata o que son urgentes.
4. Mejorar de la calidad: menos errores y defectos debido a un entorno más organizado. Esto implica poder dedicar más tiempo de calidad a contestar correos.
5. Facilitar la limpieza y mantenimiento: la cantidad de correos puede ser abrumadora y el proceso puede ser tedioso. Pero una vez empieces, es muy fácil mantenerlo.
6. Reducir los gastos: muchas veces no nos damos cuenta de la cantidad de recursos que malgastamos. En el caso del correo, el almacenamiento en la nube puede reducirse sustancialmente si solo guardamos aquellos que de verdad importan.
7. Mayor satisfacción. ¿a que te sientes mejor cuando tienes al día los correos electrónicos y presentan una clasificación coherente?
8. Facilita el mantenimiento y la limpieza: el comienzo es difícil pero en cuanto ya aplicamos las 5S es muy fácil mantener el correo electrónico limpio y ordenado.

Conclusión

Si has llegado hasta aquí, te habrás dado cuenta que las 5S, aplicadas en algo tan extendido como es el uso del correo electrónico, son capaces de mejorar nuestra productividad. Al menos a mí, me sirve para reducir mi estrés ante la cantidad de correos que recibo y me permite tenerlos ordenados para centrarme en los que verdaderamente aportan valor.

Y tú, ¿quieres simplificar y mejorar tu lugar de trabajo con las 5S? Implementa esta técnica y compárteme tus experiencias y desafíos.