III Paradigma Open Space... ¡esta vez en remoto!

Casi un año después de nuestro último Open Space, muchas cosas han cambiado en el mundo, en nuestra forma de relacionarnos, de trabajar, de colaborar...

Con toda la empresa teletrabajando, y sin ir a la oficina desde hace casi ya 7 meses, nos enfrentamos al desafío de hacer esta nueva edición de Paradigma Open Space en remoto intentando conservar, además, algo que sin duda ha definido las dos anteriores: buen rollo, cercanía, comunidad tecnológica, retroalimentación del conocimiento…

¡Así que nos pusimos manos a la obra para enfrentarnos a este desafío!

La preparación

Esta vez las conversaciones no giraron, como en otras ocasiones, en torno al catering, la seguridad del edificio, la limpieza, los espacios que íbamos a ocupar (¿hará sol y podremos disfrutar de la terraza?), la recepción de los asistentes… sino que las preocupaciones eran muy diferentes.

Estos fueron los puntos que más nos preocupaban y ¡así los resolvimos!

Horario

Al no poder ocuparnos del desayuno, la comida, la merienda (si, ¡en Paradigma Open Space se come casi tanto como en una boda!) decidimos acortar el evento para terminar a la hora de comer.

En el formato virtual necesitábamos un poco más de tiempo entre charla y charla para poder invitar al ponente a la sala, comprobar con el que la conexión era correcta y probar la presentación, así que decidimos hacer charlas de 40 minutos y así disponer de más tiempo para que el ponente se familiarizase con la plataforma.

Herramienta de videoconferencia

En el formato físico teníamos varias salas funcionando en paralelo, e incluso salas para talleres de hora y media de duración, y eso era algo que queríamos seguir manteniendo en esta nueva edición online.

Después de valorar distintas plataformas, nos decantamos por Zoom. Contamos con un total de trece salas que dejamos preparadas la semana previa al evento y con cinco personas de la organización a cargo de cada uno de los tracks.

Votaciones

Otro de los grandes retos de esta edición. ¿Cómo hacer el sistema de propuesta de charlas y votaciones online? Ya no iba a ser posible acercarnos a las fichas con las propuestas y repartir nuestros gomets entre las que nos llamaban más la atención.

Después de mucho investigar, decidimos utilizar la herramienta FunRetro para ello y la verdad es que funcionó muy bien. Para asegurarnos el éxito el día del evento hicimos una prueba de carga con nuestros compañeros del Círculo Java en una de las reuniones en remoto de la comunidad y fue perfecta.

Ponentes

Después de tener ordenadas las charlas más votadas, había que dar acceso a los speakers a cada una de las salas.

Gracias a haber creado los links de cada una de ellas de antemano, lo único que necesitábamos era el email de cada ponente para poder darle acceso como panelista y hacer una pequeña prueba juntos antes de que empezase su ponencia.

Agenda visual

En las dos anteriores ediciones fue increíble ver cómo se iba dibujando la agenda del horario en directo y ¡no queríamos perderlo! Nuestra compañera Paloma estuvo enseñando el proceso de dibujo en la sala de bienvenida y en el cierre.

Workshops

Sabemos que un workshop requiere mucho trabajo de preparación y en la mayor parte de los casos los asistentes necesitan tener herramientas preinstaladas, así que abrimos un call for papers para poder dejarlos fijados de antemano.

Una vez tuvimos los talleres seleccionados, hicimos un pequeño ensayo con cada ponente unos días antes del evento para poder probarlo todo y no dejar ningún cabo suelto.

Patrocinadores

Gracias al éxito de las anteriores ediciones el interés de grandes empresas tecnológicas por colaborar en Paradigma Open Space va creciendo. Esta vez contamos con el patrocinio de Oracle, Microsoft, Couchbase, Redhat y Goodly. ¡Muchísimas gracias por apoyarnos en esta aventura!

Regalos para ponentes y sorteos

No tener cerca a los asistentes nos limitaba a la hora de entregarles la bolsa de bienvenida y poder tener un detalle para agradecerles su apoyo e interés en el evento.

Con más de 400 registrados, nos resultaba imposible mandar un regalo a cada casa, pero quisimos hacer un kahoot entre los asistentes para poder mandar un detalle a tres afortunados.

¡Y tampoco nos olvidamos de los valientes que presentaron charla! En esta edición los ponentes también tendrán un pequeño detalle que mandaremos a sus casas.

¡Y llegó el día!

Comenzamos la apertura del evento… ¡con efecto demo! En las pruebas y en los ensayos todo fue bien, pero en el momento de arrancar… ¡se me escuchaba en bucle por duplicado! Menos mal que Pedro fue muy hábil y pudo salvar la situación (¡gracias, Pedro!).

Vendría en este momento la primera de las sorpresas: ¡una actuación musical! Álex y Miguel interpretaron la canción Get Lucky (we've come too far to give up who we are so let's raise the bar and our cups to the stars!) para terminar la gran bienvenida que queríamos dar a todos los asistentes.

Paloma Roldán, @koka.chin, a los rotuladores

Pudimos ver a Paloma dibujando la agenda del evento en directo con la temática de la serie Mandalorian, ¡está hecha una artistaza y le quedó genial!

Keynote de Joaquín Díez, VP of Engineering de Clarity AI

En esta ocasión la keynote iría a cargo de Joaquín Díez, segoviano que lleva programando desde 1997 y sigue definiéndose a sí mismo como desarrollador (¡y está claro que de los buenos!).

Fue una figura de referencia durante muchos años en arquitectura en un banco naranja (¡y no holandés!), cofundador y responsable tecnológico de Unience (ahora FINECT, lugar en el que coincidimos hace más de 10 años y que cambió mi forma de ver la tecnología, el agilismo y la calidad), fundador de Logtrust (ahora Devo) y actualmente VP of Engineering en Clarity AI, empresa que busca lograr un impacto social y medioambiental, algo acerca de lo que en Paradigma también estamos muy concienciados.

La charla fue espectacular (una vez más marcando tendencia), esta vez explicando cómo están viviendo el trabajo en remoto en Clarity AI.

Definiendo varios niveles de madurez en una organización, explicando cómo resuelven algo a priori tan obvio (pero nada sencillo) como hacer que las reuniones sean productivas. ¡Nos llevamos muchísimas ideas en la cabeza para poner en práctica!

Votaciones y charlas

Si ya es complicado enfrentarnos a este momento en modalidad presencial (el de más incertidumbre del Open Space, ya que depende completamente de las ganas de proponer charlas o mesas abiertas de los asistentes) en remoto da muchísimo más vértigo.

A pesar de unos momentos en los que se notó la falta de café, finalmente se propusieron muchísimos temas interesantes. Una pena no haber podido tener slots libres para todos.

Algunos ejemplos de las charlas que pudimos disfrutar: “Tendencias y transición hacia DevSecOps” (por Rafa Aranaz), “Machine Learning con Azure” (a cargo de Óscar Javier Fuquene), “¿Qué es eso de GPT-3 Learning?” (por José Luis Hidalgo)… ¡fue una mañana muy enriquecedora!

Destacar también el gran trabajo que hicieron mis compañeros de Paradigma controlando las salas de los tracks en remoto (Laura, Mota, Marina, Sofía, Maribel, Marta, Ana… y Juan controlando en todo momento las cámaras y realización del evento).

Cierre

Paloma nos mostró a todos por cámara cómo había quedado el dibujo final de la agenda. ¡Me encantó sobre todo el Yoda!

Y tras un divertido Kahoot a cargo de Marina, en el que muchos dudamos si el fondo de pantalla de Pedro era real o virtual y en el que se sortearon premios muy chulos donados por los patrocinadores, pusimos el broche final al III Paradigma Open Space.

Conclusiones

• Mis compañeros de Marketing son MUY VALIENTES por atreverse a organizar un Paradigma Open Space en remoto, y además ¡con buenos resultados!
• Eché muchísimo de menos el poder charlar con los asistentes con una cerveza fresquita. En ediciones presenciales puedes entrar en un track y encontrarte a un conocido de otra empresa, a un compañero del departamento comercial, a alguien con quien compartiste proyecto hace unos meses y al compañero que se acaba de incorporar.
• También eché mucho de menos el grupo de voluntarios que en anteriores ediciones velan por que todo funcione bien (Ernesto con su máscara de Chewbacca y Roberto con su escudo de capitán América acompañando a la gente al desayuno).
• No me fiaré nunca más de un ensayo :-)
• Pero lo más importante: una vez más en Paradigma somos capaces de adaptarnos a esta nueva realidad. Podemos seguir empujando iniciativas que enriquezcan a la comunidad tecnológica y seguir contagiando de nuestra esencia. En definitiva, ¡gracias a todos los que lo hicisteis posible!