La habitación Scrum: cómo mejorar la transparencia en tu equipo.

Scrum es un framework que muchas empresas incorporan cada vez con más frecuencia en sus proyectos de trabajo con el objetivo de mejorar la motivación del equipo, la relación con el cliente y la calidad del producto desde su planteamiento hasta el final. Es una buena apuesta para las empresas que creen en las metodologías ágiles y en las ventajas que tienen sobre la productividad.

Uno de los fundamentos de Scrum es el empirismo, que se sostiene en tres pilares: inspección, adaptación y transparencia. Scrum usa estas tres bases para poder funcionar.

Las inspección y adaptación siempre funcionan en pareja en Scrum. Hay multitud de momentos donde el equipo (o parte de él) inspecciona una parte del trabajo y se adapta en consecuencia. Por ejemplo, durante la Daily Scrum, el Development Team inspecciona el Sprint Backlog y adapta el siguiente día para poder alcanzar el objetivo de Sprint. Otro ejemplo claro es durante la Sprint Review, donde el equipo Scrum inspecciona con los diferentes interesados el estado del producto que se desarrolla de cara a adaptar el próximo Sprint.

La inspección y adaptación es algo que muchos equipos utilizan y les funciona. Hoy vamos a hablar de la tercera parte de la ecuación: la transparencia.

Este factor es necesario para que la inspección se haga en su debido momento, para que el conocimiento sea compartido y para que las expectativas puedan gestionarse con éxito. La transparencia es parte clave del proceso y, sin ella, no podremos aprovechar todas las ventajas que Scrum nos ofrece como equipo.

A la duda: ¿qué debe ser transparente? La respuesta es: todo aquello que esté relacionado con el resultado. Ni más, ni menos. En este post veremos algunas ideas provenientes de un grupo de compañeros que aplican esta transparencia en un proyecto para Mediaset.

Este equipo de trabajo de Mediaset cuenta con un despacho vacío que usa como lugar de reunión para los diferentes eventos de Scrum. Dado que es un lugar que tienen a su disposición a diario, lo utilizan para reunir toda la información relevante para el proyecto.

Lo primero que podemos encontrar en la pared es su propio Team Manifest:

En este manifiesto ellos han plasmado las ideas principales que se deben hacer en ese equipo. Vemos ideas como: “Analizar desde el punto de vista del usuario”. Estas reglas están en constante movimiento ya que el equipo las actualiza en función de sus necesidades, por lo que es una práctica muy recomendable.

Tener un manifiesto propio también es de gran ayuda para las personas nuevas que se incorporan al equipo, ya que les facilita el entendimiento de los valores que están en ese ecosistema que han creado.

La segunda parte que podemos apreciar está orientada al Product Owner.

Esta figura también pertenece al equipo, pero tiene otras funciones y responsabilidades, por eso tiene su propia zona. En este espacio se han definido dos cosas importantes: cómo escribir las historias de usuario y la Definition of Ready.

Las historias de usuario son ítems de trabajo que el equipo debe desarrollar. El enfoque de las mismas tiene que ser de mutuo acuerdo entre Product Owner y Development Team. Compartir una jerga común y un mecanismo definido de comunicación reducirá las incidencias y los malentendidos, lo que acabará mejorando la confianza.

El Definition of Ready es una muy buena práctica para aplicar en Agile. En esta definición se incluye todo aquello que debe cumplir un ítem de trabajo para poder empezar a desarrollarse.

En el caso de nuestros compañeros, ellos necesitan el prototipado, una verificación por parte de alguien del equipo y la ficha de requisitos y casos de uso. De esta manera si una tarea lo tiene, puede incluirse en el siguiente Sprint de trabajo.

La persona que solicita tener esta Definition of Ready debe ser el Product Owner, ya que le sirve a él para saber lo que tiene que darle al equipo para que no rechacen un ítem.

La zona central de la habitación es el Sprint Backlog, artefacto que pertenece al Development Team y con el que el equipo de desarrollo genera un plan para cumplir con el Sprint actual. En este caso, este equipo ha optado por una versión física respecto a herramientas online. De esta manera y de un simple vistazo, el equipo sabe el estado del proyecto.

Para este Sprint Backlog el equipo generó varias columnas orientadas a la autorevisión, con el objetivo de garantizar que las tareas que han terminado tienen la calidad deseada.

A este Sprint Backlog le han sumado la Definition of Done, otro concepto imprescindible que debemos tener en cuenta si queremos que nuestro equipo sea de la máxima calidad.

En la imagen anterior vemos cómo para dar una tarea por terminada debe pasar por Sonar y contar con la validación de al menos un compañero. Es una buena manera de asegurarse que todo lo que esté terminado tiene calidad y no va a fallar en el futuro.

Otra de las herramientas con las que cuentan es el backlog de Retrospectiva. Este backlog contiene todas aquellas tareas y compromisos que han adquirido en las retrospectivas y en las que desean hacer un seguimiento especial. Es bueno que estas tareas estén presentes y destacarlas de alguna manera ya que son acciones que les harán mejorar y ganar en productividad.

Por último, utilizan la pizarra de la habitación para recordar cosas puntuales que merece ser tenidas en cuenta. Además, han pintado las preguntas que tienen que responder en la Daily Scrum en la parte superior para recordar cómo se realiza correctamente.

Todos estos paneles, mensajes, carteles y reglas son esenciales para los equipos. ¿Cuántos de nosotros hemos tenido estas reglas en la cabeza, pero no las teníamos escritas? Éste es un gran ejemplo de transparencia que obliga a nuestros equipos a preguntarse si todos estamos entendiendo lo mismo. En el caso de que haya discrepancia siempre podemos hablar en una retrospectiva sobre cómo mejorar.

La transparencia es algo que debemos interiorizar en los equipos, siempre generará confianza y ayudará a entender por qué pasan determinadas cosas, por qué algunas funcionan y otras no. Tratar de ocultar los errores y esconderlos no hará que seamos mejores.