Comunidades de Diseño: cómo aprovechar la experiencia de tu equipo.

Hace ahora aproximadamente un año empezamos a pensar en el modo de aprovechar el conocimiento y la experiencia de las personas que forman el equipo de Diseño Estratégico (mientras escribía esto calculé la media de antigüedad del equipo, está en unos 6 años). Lo cierto es que en Paradigma tenemos la suerte de contar con un grupo de personas con carreras profesionales largas y bien consolidadas, con mucho conocimiento de diseño de producto digital, pero también de nuestros métodos propios de trabajo (las técnicas y dinámicas del diseño de producto digital son bastante genéricas, pero cada uno tenemos nuestro modo de aplicarlas), y queríamos ser capaces de montar algo que nos permitiera recoger todo ese conocimiento y ponerlo al servicio del propio equipo.

Con esta idea empezamos por definir las áreas sobre las que creíamos tener suficiente conocimiento y que a la vez serían útiles para todo el equipo. Nos salieron 5 áreas: Definición de producto digital, Diseño visual, Herramientas y utilidades, Investigación y Buenas prácticas.

Para dar sentido a la iniciativa necesitábamos unos principios básicos que sirvieran de guía para el trabajo de cada área. Definimos estos:

• Recoger el conocimiento del área.
• Hacerlo accesible para el resto del equipo.
• Proponer mejoras que nos ayuden a crecer en esa área.

Cuando tuvimos todo esto claro lo compartimos con el resto del equipo. Les explicamos la iniciativa y les pedimos que se unieran al área de la que tuvieran más conocimiento y a la que más iban a poder aportar.

Se formaron los 5 grupos y lo bautizamos como Comunidades de Diseño.

¿Cómo funcionan las Comunidades de Diseño?

Una de las máximas que tuvimos claras desde el principio es que este trabajo no podía suponer un esfuerzo extra para nadie, no íbamos a pedir a ninguna persona del equipo que dedicase su tiempo fuera del horario laboral. La idea es aprovechar al máximo el tiempo que suele haber entre proyectos, lo que nosotros llamamos "estar en banquillo" y plantear unos objetivos que no fueran demasiado ambiciosos.

Una de nuestras principales preocupaciones es que la iniciativa sea sostenible en el tiempo. El modelo de trabajo que planteamos puede provocar una falta de continuidad en la dedicación de cada persona a la Comunidad, y esto podía provocar que la iniciativa muriese. Decidimos crear la figura del Responsable de la Comunidad, alguien del equipo que sea un referente del área y que se encargue de hacer un seguimiento periódico de las tareas, convocar reuniones y, básicamente, tirar del carro.

Cada Comunidad ha definido su manera de funcionar. Desde cómo y cuándo reunirse hasta crear sus propios objetivos alineados con las guías generales. Desde el principio insistimos en que no fueran excesivamente ambiciosos, los objetivos y las tareas de cada uno deben ser realistas y alcanzables (no pasa nada por ir más lentos, lo importante es mantenerse en movimiento). Hemos intentado no trasladar ninguna presión a las Comunidades con fechas y grandes hitos, desde la gestión del equipo hemos hecho seguimiento de los avances e intentado estar atentos a los impedimentos que han surgido para poder proponer soluciones y manejar las expectativas. No queríamos personas inundadas de trabajo y, encima, frustradas por no conseguir llegar a unos objetivos demasiado ambiciosos.

Resultados hasta la fecha

A finales de junio celebramos un pequeño evento en el que cada Comunidad presentó los resultados del trabajo realizado durante el primer semestre del año.

Todas presentaron iniciativas interesantes que están en marcha, algunas más maduras que otras, pero el trabajo hecho y el potencial de toda la cantidad de conocimiento, experiencia, utilidades y procesos, que pudimos ver en esas presentaciones, son enormes. El grado de interés que despertaron entre todo el equipo así lo demuestran.

Solo por ver una muestra, estas son algunas de las iniciativas en marcha:

• Guía de investigación. Partiendo de un trabajo previo, la Comunidad de investigación ha revisado y completado una guía con toda la información necesaria para llevar a cabo las distintas técnicas de investigación y crear un Research Plan, con todo lujo de detalles.
• Base de datos de utilidades. La Comunidad de Herramientas y Utilidades nos compartió una base de datos con más de 100 recursos (hasta la fecha) escogidos por su utilidad para el desarrollo de nuestro trabajo.
• Framework de definición. Desde Definición de producto han comenzado a reunir y explicar aquellas herramientas comunes que se utilizan en las dinámicas de definición.
• Organización de los proyectos. La Comunidad de Buenas Prácticas nos enseñó un nuevo modelo de organización de archivos que nos permita trabajar de manera más ordenada y coherente.
• Trainings visuales. Una serie de formaciones que empezaremos a tener en las próximas semanas relacionadas con aspectos esenciales del diseño visual: uso del color, guías de estilo o tipografía y aplicables a nuestros proyectos.

A pesar de que sabíamos que las personas del equipo tenían mucho que aportar, ver todo el trabajo junto impresiona.

Tras estos primeros meses la iniciativa de las Comunidades de Diseño parece que está bastante viva. Ya hemos podido ver algunos resultados, hay otros en marcha y, lo más importante, las personas que las forman están enchufadas.

Más allá de los recursos que consigamos generar y los beneficios para la mejora del equipo, esta iniciativa quiere volver a juntar a las personas. Ya suena casi tópico, pero no por eso es menos cierto, que el teletrabajo consigue aislarnos y eso nos hace perder una cierta esencia como equipo. En nuestro caso, e imagino que nos pasa a todos parecido, esta esencia ha tenido siempre mucha repercusión en el ambiente del equipo y en el bienestar de las personas que lo forman. Las Comunidades de Diseño también sirven para recuperar esos puntos de encuentro y de colaboración más relajados en los que conocer a otros compañeros y hacer equipo.

Dentro de unos meses os contaremos los avances que hayamos hecho y todo lo aprendido en el primer año de las Comunidades de Diseño.