5 pasos para exprimir tus retrospectivas ágiles.

Set the stage, Gather data, Generate insights, Decide what to do, Close the retrospective. Estos son los 5 pasos que nos ayudarán a sacar el máximo a nuestras reuniones de retrospectiva.

La mejora continua es uno de los principales valores de gestión ágil de proyectos y para conseguirlo, las retrospectivas suponen un punto de inspección y adaptación de nuestros procesos y equipos. Pero no debemos pensar que las retrospectivas son una reunión que sólo se puede hacer si estamos en un entorno ágil.

Si trabajas en proyectos con una gestión más tradicional, debes elegir periódicamente un momento en el que parar, sentarte con tu equipo y reflexionar sobre cómo se están haciendo las cosas.

¿En qué consiste una retrospectiva?

Una vez que tenemos claro que una retrospectiva nos ayudará en la mejora continua, ¿cómo la llevamos a cabo?

El objetivo es analizar cómo fue la última iteración, cómo trabajamos, qué problemas tuvimos, qué cosas funcionaron bien y cuáles no. Y con todo esto ver hacia dónde queremos ir, sacar acciones concretas que cada uno pueda realizar durante la siguiente iteración para solucionar los problemas encontrados, mejorar la forma de trabajo y conseguir el objetivo propuesto.

Para ello, podemos simplificar la reunión planteando estas preguntas en el siguiente orden:

• ¿Cómo fue el sprint pasado?
• ¿Qué problemas tuvimos?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué queremos mejorar?
• ¿Qué vamos a hacer para conseguirlo?

Alguien del equipo liderará la retrospectiva formulando estas preguntas. El resto del equipo irá contestando y debatiendo cada uno de los puntos. El objetivo final es conseguir acciones que cada uno pueda realizar durante el siguiente sprint para mejorar.

¿Qué problemas podemos encontrar con este formato?

1. No todo el mundo habla. Siempre hay personas en el equipo con más capacidad de comunicación o con más personalidad capaces de acaparar una reunión mientras que otros apenas hablan.
2. Reuniones repetitivas. Se repiten los mismos resultados retrospectiva tras retrospectiva.
3. Sentimiento de pérdida de tiempo. Algunos miembros del equipo pueden sentir que están perdiendo el tiempo porque no se tratan o no se profundiza en los temas que creen que son importantes.
4. Evitar temas conflictivos. Puede que haya temas más delicados que no lleguen a tratarse por miedo o por no saber cómo plantearlos o abordarlos.
5. Reuniones incómodas. Pueden darse momentos de más tensión durante el desarrollo de nuestro proyecto y esto se puede trasladar a la reunión de retrospectiva haciendo que ésta sea un tanto incómoda o que salgamos de ella desmotivados.**

¿Cómo solucionamos estos problemas? 5 pasos y algunas recomendaciones

Esther Derby y Diana Larsen, autoras del libro ‘Agile Retrospectives (Making good teams great)’, plantean organizar nuestras retrospectivas siguiendo una estructura determinada que divide nuestra reunión en 5 pasos:

1. Set the stage: En esta primera parte el objetivo es romper el hielo o ‘preparar el escenario’ como su propio nombre indica. Se hacen preguntas o se eligen dinámicas orientadas a ver el estado de ánimo de los presentes, para que la gente se anime a participar o para empezar a guiar la retrospectiva hacia el objetivo que queremos. Una buena dinámica puede ser la del 3 por 1 (Apertura).
2. Gather data: O ‘recolectar datos’. Una vez que hemos roto el hielo y entramos en harina, lo primero es recopilar información sobre nuestra última iteración. La idea es ver qué cosas ocurrieron durante la última iteración, qué se hizo bien o qué nos ayudó a conseguir nuestros objetivos y qué se hizo mal o nos frenó en nuestro camino.
3. Generate insights: Teniendo en cuenta el resultado del paso anterior, ahora intentamos generar expectativas con respecto a la siguiente iteración viendo qué cosas queremos evitar, qué riesgos podemos obtener, qué nuevos objetivos nos queremos marcar… Para el paso anterior y para este podemos elegir la dinámica del ‘barco velero y la tierra prometida’. Para el paso 2, hacemos la parte del barco velero tal y como se explica en el ejemplo enlazado. Para el paso 3, Hacemos la parte de la tierra prometida de forma que dibujamos una isla y unas rocas donde la isla representa nuestro futuros objetivos y las rocas los riesgos o impedimentos que podemos encontrarnos para conseguirlos.
4. Decide what to do: Una vez que tenemos claros los objetivos e impedimentos para conseguirlos según el paso 3, buscamos acciones que puede realizar el equipo para conseguir los objetivos o mitigar los riesgos. Para ello podemos utilizar la dinámica de ‘la lista abierta de acciones’. Las acciones que salgan deben ser acciones concretas que pueda realizar una persona en una fecha determinada. Aunque también de aquí pueden salir reglas que deba cumplir todo el equipo para asegurar su buen funcionamiento. Dichas reglas de equipo deben estar presentes siempre y tenerlas en cuenta en cada retro.
5. Close the retrospective: Este sería el último paso en el que cerramos la retrospectiva. El objetivo es que, al margen de cómo haya ido la retro, el equipo salga motivado y animado para afrontar el siguiente sprint. También puede servir para valorar la retro. Algunas de las dinámicas que podemos hacer aquí son ‘Más & Delta’ o de ‘Reconocimientos’.

Además, para completar nuestra retrospectiva propone otra serie de recomendaciones o acciones (algunas de ellas ya se han comentado):

• El líder de la retrospectiva: En cada retrospectiva debe existir un líder que lleve y guíe dicha reunión. En principio, el líder no debe participar en las opiniones de la retrospectiva y limitarse a observar, a guiar y a agradecer la participación de cada uno de los asistentes. Debe ser una persona observadora, capaz de anticipar el tono que puede tomar la reunión o si se está llegando a profundizar en los temas que debían tratarse y así hacer las preguntas o giros oportunos pero sin influenciar en las respuestas de los demás. Normalmente es el Scrum Master, líder de equipo o similar es quien lidera esta reunión. Pero, puesto que no debe participar, se recomienda que el líder rote entre los miembros del equipo.
• Presentación de la retrospectiva: El líder debe presentar la retrospectiva al inicio de ésta indicando cómo se va a organizar dicha reunión y qué se hará con el resultado obtenido.
• Timeboxes: Se recomienda organizar la reunión con timeboxes de forma que pongamos límite a cada parte o punto que queramos tratar para focalizar y no irnos de tiempo.
• Reglas o normas de equipo: Todo equipo debe tener sus propias normas de equipo que deben estar presentes en cada retro para ver si de verdad las estamos cumpliendo o incluso si aplican a dicha reunión. Por ejemplo, ‘respetar los turnos de palabra de cada miembro del equipo’, ‘escuchar a los demás cuando hablan’, ‘no llevar el móvil a las reuniones’…
• Acciones de la retrospectiva anterior: De cada retro salen una serie de acciones que debemos llevar a cabo durante la siguiente iteración, por lo que una de las cosas que primero debemos hacer en nuestra retro es ver el grado de cumplimiento de las acciones de la retro anterior.

Finalmente, ¿qué conseguimos con este sistema?

Después de aplicar este sistema y estas recomendaciones observamos lo siguiente:

• Participación por igual: Conseguimos que todo el mundo participe por igual, desde la participación del más tímido hasta controlar a aquel que suele acaparar las reuniones.
• Foco: gracias a esta estructura, vamos obteniendo información ordenada, organizada y agrupada y conseguimos focalizarnos en los problemas que tenemos y qué acciones podemos realizar para solucionarlos.
• Reunión productiva: El objetivo es salir con acciones concretas que pueda realizar una persona en un momento determinado, por lo que siempre nos iremos con algo “para casa”.
• Aprovechamiento del tiempo: Al ser una reunión estructurada y con timeboxes, conseguimos el aprovechamiento del tiempo y que nadie se vaya o vuelva con la sensación de que es un reunión para perder el tiempo.
• Reunión amena: Al utilizar dinámicas conseguimos una reunión más entretenida y menos pesada o tensa en caso de que nuestra última iteración haya sido complicada.
• Retrospectiva de nuestra propia retrospectiva: Podemos aprovechar el cierre de la retrosprectiva para hacer alguna dinámica sobre cómo ha ido dicha reunión para valorarla y ver qué se puede mejorar.

En los proyectos en los que he trabajado recientemente, y en los que estoy ahora, ya sean equipos de 9 o de 3 personas, utilizamos este método para realizar nuestras retrospectivas y los resultados son siempre positivos. Por supuesto, siempre con el cliente.

En mi caso, al ser proyectos Scrum, siempre con el Product Owner, de esta forma conseguimos poner foco en tareas concretas, sprint a sprint, que se realizan y son evaluadas en cada retrospectiva cambiando cosas para mejor, o probando otras alternativas en caso de que una acción llevada a cabo no haya funcionado.

[Contenido Extra]

Como habrás podido observar, en la explicación de cada uno de los pasos se hace referencia a una web que contiene dinámicas para las retrospectivas. Se llama Retromat y es una web que te escoge, de forma aleatoria, una dinámica para cada uno de los pasos que hemos explicado.

Posteriormente, si lo necesitas, puedes cambiar la dinámica seleccionada para alguno de los pasos navegando de izquierda a derecha. Cada una de las dinámicas se identifica con un ‘id’, de esta forma, se genera una url única para tu retrospectiva que puedes compartir con quien desees.

Por tanto, realizar las retrospectivas de esta manera nos puede suponer un esfuerzo extra de organización y preparación, pero los resultados obtenidos serán mucho mejores que si nos limitamos a formular las preguntas tipo.